Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin asiakirjajulkisuuskuvaus

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri on Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää kuvauksen Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tietovarannoista ja asiarekistereistä ja sen tarkoituksena on helpottaa niistä tehtävien tietopyyntöjen yksilöintiä.

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin asiarekisteri

Asiarekisteri on kokonaisuus, joka sisältää Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä vireille saatetut asiat sekä niihin liittyvät käsittelyvaiheet ja asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisissa järjestelmissä ja paperiaineistona.

Tietopyynnöt

Tarkemmat tiedot tietopyynnön tekemiseksi löytyvät jokaisen tietovarannon kohdalta.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Potilastieto

Potilastietoa ylläpidetään tietojärjestelmien lisäksi paperi- ja filmimuotoisissa potilasasiakirjoissa.

Keskeiset tietoaineistot

• henkilö- ja hoitotiedot
• tutkimustulokset
• potilashallinnolliset tiedot
• hälytystehtäviin liittyvät tiedot (potilasmaksuasiat, tilastointi ja tutkimus)

Tietojärjestelmät

• potilastietojärjestelmä
• sairaus- tai toimintokohtaiset järjestelmät
• sairaanhoidollisten palveluiden tietojärjestelmät (esim. laboratorio ja kuvantaminen)
• lääkintälaitteet
• asianhallintajärjestelmä

Tietopyynnön tekeminen

Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirille tehtävät potilastietoja koskevat tietopyynnöt käsitellään Tyks potilaskertomuskeskuksen tietopalvelussa. Pyynnön voi tehdä:

• pyyntölomakkeella (Potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntö -pdf-lomake löytyy sivun lopusta)
• vapaamuotoisella, allekirjoitetulla pyynnöllä, jossa on mainittu potilaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja halutut potilastiedot (hoidon aihe/ajanjakso).
• vapaamuotoinen pyyntö on mahdollista tehdä myös sähköisesti Suomi.fi-palvelussa
• hakutekijät: henkilötunnus, nimi, hoidettavana oloaika, erikoisala

Henkilöstötieto

Henkilöstötietojen tietovaranto koostuu palvelussuhteeseen, palkkaukseen, työvuoroihin, poissaoloihin, täydennyskoulutuksiin ja osaamiseen liittyvistä tiedoista. Henkilöstötietojen tietovarantoa ylläpidetään useissa tietojärjestelmistä, osa tiedoista on manuaalisina asiakirjoina.

Keskeiset tietoaineistot

• rekrytointitiedot
• työntekijä- ja palvelussuhdetiedot
• koulutustoiminnan tiedot
• opiskelujakson hallinnan tiedot

Tietojärjestelmät

• HR:n ja palkanlaskennan kokonaisjärjestelmä
• työvuorojärjestelmä
• täydennyskoulutuksen hallintajärjestelmä
• rekrytointijärjestelmä

Tietopyynnön tekeminen

• vapaamuotoinen allekirjoitettu pyyntö, jossa on mainittu nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja halutut, yksilöidyt tiedot. Pyyntö lähetetään osoitteella: Henkilöstöpalvelut, PL 52, 20521 Turku.
• vapaamuotoinen pyyntö on mahdollista tehdä myös sähköisesti Suomi.fi-palvelussa
• henkilökohtaisesti paikan päällä
• palvelusuhteeseen liittyen: Henkilöstöpalvelut, Raision sairaala, 1. kerros, F-osa Sairaalakatu 5, 21200 Raisio
• työnhakuun liittyen: Rekrytointi, rakennus 11A2, 2. kerros Kiinamyllynkatu 4-8, 20520 Turku
• kuntarekry-järjestelmän kautta jätetyn työhakemuksen pääsee tarkastamaan itse omien Kuntarekry-järjestelmän tunnusten kautta
• hakutekijät: nimi, henkilötunnus, työsuhteen päivämäärät, hakemuksen päivämäärä

Päätöksenteko ja johtaminen

Tietovaranto sisältää hallinnollisten asioiden, päätöksenteon ja toimielinten sekä asiankäsittelyn tiedot. Osa tiedoista on paperisina asiakirjoina.

Keskeiset tietoaineistot

• toimielinten pöytäkirjat
• luottamushenkilöt
• asiankäsittelyjärjestelmän tiedot
• sopimukset

Tietojärjestelmät

• asianhallintajärjestelmä
• luottamushenkilörekisteri
• sopimustenhallintajärjestelmä

Tietopyynnön tekeminen

• vapaamuotoisella tietopyyntö osoitetaan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kirjaamoon osoitteella: VSSHP Kirjaamo, PL 52, 20521 Turku
• vapaamuotoinen pyyntö on mahdollista tehdä myös sähköisesti Suomi.fi-palvelussa tai henkilökohtaisesti paikan päällä kirjaamossa
• hakutekijät: asian nimike, asian aihe, asian numero, nimi, henkilötunnus

Toiminta- ja taloustieto

Keskeiset tietoaineistot

• kirjanpito
• taloushallinnan tiedot
• taloussuunnittelun- ja seurannan tiedot
• materiaalitoimen tiedot

Tietojärjestelmät

• maksuliikennejärjestelmä
• kirjanpitojärjestelmä
• laskujenkäsittelyjärjestelmät
• hankintajärjestelmä

Tietopyynnön tekeminen

• vapaamuotoinen tietopyyntö osoitetaan Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kirjaamoon osoitteella: VSSHP Kirjaamo, PL 52, 20521 Turku
• vapaamuotoinen pyyntö on mahdollista tehdä myös sähköisesti Suomi.fi-palvelussa tai henkilökohtaisesti paikanpäällä kirjaamossa
• hakutekijät: asian/ toimittajan nimi, laskun numero, nimi