Sote-palveluntuottajien valvontaan järjestelmä, joka lisää läpinäkyvyyttä, estää päällekkäistä tekemistä ja parantaa palvelujen tasalaatuisuutta

Varsinais-Suomen tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskushankkeessa rullaava ylikunnallinen valvontakeskushanke on tuomassa laajaan käyttöön valvonnan tietojärjestelmän, jonka toimintaperiaatteeseen se parhaillaan perehdyttää palveluntuottajia ja valvontaa tekeviä. Valvontatyöhön on kaivattu yhteisiä tietosisältöjä, tasalaatuisuutta ja läpinäkyvyyttä: yhteistä tietojärjestelmää hyödyntäessä valvontaprosessin haavoittuvuus vähenee ja myös tietoturva kasvaa.

Sote-palveluiden valvonnassa tunnistettuna haasteena ovat olleet kuntien erilaiset toimintatavat. On ollut sähköposti-, posti- ja soittelurumbaa, paljon päällekkäistä tekemistä ja valvontaprosessien tietosisällöt sekä esimerkiksi lomakkeet olivat erilaiset. Maakunnallista, saati valtakunnallista linjaa ei ole ollut, ja se on aiheuttanut valvonnan toteuttamiseen epätasaisuuksia.

– Valvontakäynneistä puuttui jatkumo. Kun edellisiä valvontakäynnin raportteja ei voitu hyödyntää, eri kunnat tekivät valvontakäyntejä ja monet kunnat tekivät toisistaan tietämättä asioita ja huomioita, joista joihinkin saattoi jo olla puututtu tai asia oli korjattu. Tietosisällöt eivät olleet samanlaisia, kertoo valvontakoordinaattori ja järjestelmän perehdytyksestä vastaava Sanna Fränti Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskushankkeesta.

– Nyt ohjelmaan pystytään suoraan tallentamaan pyydetyt ennakkomateriaalit. Ohjelmaksi valittiin Qreformin selainpohjainen Laatuportti.

Tällä hetkellä kolmentasoista tietoa eri käyttäjärooleille

Sosiaalihuollon palveluntuottajien, eli vaikkapa vanhustenhuollon, vammaispalveluiden, lastensuojelun, mielenterveys- ja päihdepalveluiden, tehtävä on tallentaa oman palvelunsa tiedot. Tällä hetkellä valvonnan tietojärjestelmä on käytössä sosiaalihuollon valvonnassa, mutta jatkossa käyttö laajenee myös terveydenhuoltoon.

– Uusi tietojärjestelmä lähettää automaattiset ilmoitukset, kun valvontatapahtumassa on palveluntuottajan edustajalle täytettäviä tietoja, toimenpiteitä vaativat havainnot ovat käsiteltävissä ja kun valvontaraportti on valmistunut, kertoo Soila Vuohijoki, toinen järjestelmän koulutuksia vetävä valvontakoordinaattori hankkeesta.

– Yhteinen järjestelmä vähentää valvontaprosessin haavoittuvuutta verrattuna siihen, että tieto olisi vain yhden työntekijän hallinnoimaa. Nyt kaikki tieto on yhdessä paikassa ja kaikkien juuri siinä prosessissa asianosaisina olevien saatavana.

– Kaikki seurattavat epäkohdat tulevat näin huomioitua ja toimenpiteet toteutettua, Fränti lisää.

Järjestelmässä tiedon näkyvyyttä hallinnoidaan käyttöoikeuksilla ja käyttäjärooleilla. Palveluntuottaja näkee oman näkymänsä, valvontatyötä tekevät näkevät täytetyt ja toteutetut tiedot ja prosessit kaikista niistä kohteista, joissa ovat itse mukana. Kunkin kunnan sotejohtajat näkevät kaikki valmiit raportoidut kohteet ja saavat työkalut, joilla voi hakea dataa.

– Hyvinvointialueelle siirtyminen todennäköisesti vaatii vielä nykyisten käyttäjäroolien tarkastelua, myös valvontatapahtuman sisälle voidaan luoda lisää eri rooleja.

Kaikki kunnat sitoutuneet, koulutusten myötä käyttö laajenee kaikkiin kuntiin

Monista Varsinais-Suomen kunnista on jo tullut käyttöoikeuspyyntö, kesäkuusta myös palveluntuottajien edustajia on tullut käyttäjiksi. Jokaiseen valvontatapahtumaan määritellään vastuullinen valvoja ja mahdolliset muut valvojat sekä palveluntuottajan vastuuhenkilö.

Tehtyjen valvontaprosessien myötä järjestelmään alkaa kertyä runsaasti tietoa ja sieltä on helppo saada myös selkeää vertailutietoa. Järjestelmässä on käytössä arviointiasteikot.

– Värikoodatun arviointiasteikon käyttö lisää näkyvyyttä ja tukee palveluntuottajia keskeisten toimenpiteiden kohdentamisessa. Valmistuneet ja hyväksytyt valvontaraportit ovat julkisia, kertoo Soila Vuohijoki.

Valvontatyötä tekeville ja palveluiden tuottajille oli ensimmäisiä koulutuksia keväällä ja nyt elokuun lopussa. Syyskuussa järjestetään seuraavat, samansisältöiset koulutukset.

– Järjestelmä tukee valvontaprosessin yhtenäistä läpiviemistä läpi koko prosessin, suunnittelusta jatkotoimenpiteiden käsittelyyn saakka ilman päällekkäistä tekemistä, läpinäkyvästi ja yhteisten tietosisältöjen mukaan. Tässä myös mahdollistuu valvonnan ohjauksen ja neuvonnan antaminen palveluntuottajille tasapuolisesti, Vuohijoki iloitsee.

Lisätiedot: valvontakoordinaattori Sanna Fränti sanna.franti@tyks.fi puh. 050 472 2129

valvontakoordinaattori Soila Vuohijoki soila.vuohijoki@tyks.fi puh. 050 4705 977