Vanliga frågor om dataskydd

Välfärdsområdets lagstadgade skyldighet är att ordna social- och hälsovårdstjänsterna i Egentliga Finlands område. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på lagstiftning som reglerar ordnandet av social - och hälsovården.

Ytterligare information finns på Social- och hälsovårdsministeriets webbplats:

• Lagstiftning: social- och hälsovårdstjänster (stm.fi)
• Hantering av klient- och patientuppgifter (stm.fi)

Som klient eller patient används dina klient- eller patientuppgifter för ordnande, planering, genomförande och uppföljning av service eller vård, för säkerställande av kvaliteten på service eller vård, för utvärdering, planering, utveckling, ledning och övervakning av verksamheten samt för statistikföring, fakturering, undervisning och vetenskaplig forskning som gäller verksamheten.

När du besöker verksamhetsställen i vårt välfärdsområde som klient eller patient samlar vi bara in nödvändiga och behövliga uppgifter om dig. Följande identifierings- och kontaktuppgifter samlas in om dig: namn och personbeteckning, hemkommun, adress, telefonnummer, kontaktperson(er) som du utsett, vid behov kontaktuppgifter till den minderåriga vårdnadshavaren eller lagliga företrädaren, modersmål/kontaktspråk.

Klientregistret innehåller uppgifter om hur dina tjänster ordnas, såsom ansökningar, serviceplaner, beslut, avtal samt klient- och vårduppgifter i anslutning till genomförandet av dina tjänster.

Patientregistret innehåller de uppgifter som är nödvändiga för att ordna och genomföra din vård och undersökning. Journalhandlingarna omfattar egentliga anteckningar om patientens vård och undersökning och även andra handlingar som uppkommit i samband med vården, såsom olika remisser, resultat och utlåtanden, avbildningsbilder, tidsbokningsuppgifter samt andra dokument. I patientregistret lagras uppgifter som samlats in både inom primärvården och den specialiserade sjukvården.

I larmuppgifterna samlar vi in de uppgifter som nödcentralen förmedlar och information som anknyter till deras skötsel.

Vi samlar också in den information som behövs vid behandlingen av klient- och patientavgiftsärenden.

Vi sparar dina klient- och patientuppgifter under den tid som lagen kräver. Förvaringstiderna för dina klientuppgifter grundar sig på lagen om klienthandlingar inom socialvården. Förvaringstiderna för patientuppgifter baserar sig på social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. I välfärdsområdet har förvaringstiderna anvisats och bestämts i välfärdsområdets verksamhetsanvisningar.

Bestämmelser om den registrerades rättigheter, dvs. dina rättigheter, finns i EU:s dataskyddsförordning och i dataskyddslagen. Nedan berättar vi för dig vilka rättigheter den registrerade har angående dina klient- och patientuppgifter.

Rätt att få uppgifter om behandlingen av personuppgifter

Du har rätt att få information om hur man behandlar dina personuppgifter. Vi berättar om behandlingen av personuppgifter här på vår webbplats. Om du vill ha mer information om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta kundservicenumret för patientjournalarkiv och datasekretessfrågor (se 8. Vem kan jag fråga mer information).  

Rätt att få tillgång till uppgifter

Som registrerad har du rätt att få veta om information om dig behandlas i välfärdsområdet. Vi är skyldiga att ge dig tillgång till dina personuppgifter till exempel i form av kopior av klient- eller journalhandlingar. Var vänlig och observera att din rätt är personlig.

Du kan använda nedanstående utskrivningsbara formulär för att begära granskning. När din begäran gäller hälso- och sjukvårdsuppgifter, använd formuläret för begäran om kontroll av patientregisteruppgifter. När din begäran gäller socialtjänster bör du använda begäran om granskning av klientregisteruppgifter. I övriga fall använd begäran om kontroll av registeruppgifter. 

Personuppgiftsansvariges rätt att begränsa tillgång till dina uppgifter

Om personuppgiftsansvarig vägrar lämna uppgifter av skäl som grundar sig på 34.1 § i dataskyddslagen (1050/2018), ska den registeransvarige informera kunden om skälen till vägran, om detta inte äventyrar syftet med vägran. Över en eventuell vägran utfärdar vi ett skriftligt intyg med uppgift om orsaken till vägran.

Rätt att lämna in klagomål hos datasekretessmyndigheten

Du har rätt att få ett ärende prövat av dataskyddsmyndigheten om du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot den gällande lagstiftningen. Klagomålet ska lämnas in i enlighet med anvisningar från dataskyddsmyndigheten (länk bort från webbplatsen, öppnas i ett nytt fönster).

Dessutom kan du, om lagstiftningen är tillämplig, ha följande rättigheter:

Rätt att göra invändningar: Den registrerade har i särskilda situationer rätt att motsätta sig behandlingen av sina uppgifter.

Rätt att motsätta sig automatiska enskilda beslut (inklusive profilering): I särskilda situationer har den registrerade rätt att motsätta sig automatiserade enskilda beslut, inklusive profilering.

Rätt att rätta uppgifter

Du har rätt att rätta oprecis och felaktig information om dig.

Om klienten eller patienten kräver att klient- eller journalhandlingarna ska ändras, ska det bedömas om det finns grunder för deras korrigering, komplettering eller radering och om uppgifterna behövs med tanke på vården. De motiverade slutsatserna beträffande vården av en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården ändras inte, även om patienten själv inte instämmer i slutsatserna. Som felaktig anses inte heller en anteckning som motsvarar den uppfattning som rådde när anteckningen gjordes, även om till exempel en diagnos som tidigare registrerats visar sig senare vara felaktig.

Om vi inte godkänner rättelseyrkandet kommer vi att utfärda ett skriftligt beslut där orsakerna till vägran anges.

Formuläret läggs till senare. Tills vidare kan en fritt formulerad begäran sändas elektroniskt via suomi.fi-meddelandetjänsten eller per e-post till registratorskontoret i Egentliga Finlands välfärdsområde. (kirjaamo(a)varha.fi). E-postanslutningen är inte skyddad, så den används på avsändarens egen risk.

Suomi.fi-meddelandetjänsten

Rätten att radera uppgifter, det vill säga rätten att bli bortglömd

Du har inte rätt att kräva att dina uppgifter raderas när registerföringen grundar sig på lag. Du kan alltså inte kräva att klient- eller patientuppgifter raderas.

Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Du har inte rätt att kräva att vi överför dina uppgifter från ett system till ett annat när registerföringen grundar sig på lag. Du kan alltså inte kräva att dina uppgifter ska överföras till ett annat system.

Rätt att få information om personuppgiftsincident

Du har rätt att få information om en personuppgiftsincident när en personuppgiftsincident sannolikt innebär en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

I välfärdsområdet har en verksamhetsprocess fastställts för situationer där man drabbats av en personuppgiftsincident. När en personuppgiftsincident sannolikt innebär en hög risk för dina rättigheter och friheter ska vi utan dröjsmål informera dig om detta.

Rätt till uppgifter i klient- eller patientregistrets användnings- och utlämningslogguppgifter

I lagen om elektronisk behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (27.8.2021/784) föreskrivs att du på skriftlig begäran har rätt att av tillhandahållaren av hälso- och sjukvårdstjänster få information om vem som har använt eller till vem uppgifter om dig har lämnats ut samt grunden för användningen eller utlämnandet.

Om du vill ha information om din användningslogguppgifter från oss kan du göra en fritt formulerad begäran antingen elektroniskt via suomi.fi-meddelandetjänsten eller via e-post till registratorskontoret i Egentliga Finlands välfärdsområde. (kirjaamo(a)varha.fi). E-postanslutningen är inte skyddad, så den används på avsändarens egen risk.

Suomi.fi-meddelandetjänsten

Berätta åtminstone följande i den fritt formulerade begäran:

• Tjänsten som begäran gäller (t.ex. socialservice, tjänster i primärvård, ÅUCS-sjukhustjänster).
• Den kommun som begäran gäller (om det finns fler än en hälsovårdscentral i kommunen, berätta också servicepunkten).
• Tidsperiod för vilken informationen önskas
• Din kontaktinformation (namn, telefonnummer, adress, personbeteckning).
• Om begäran gäller andra uppgifter än dig själv, behövs även personbeteckning.

Rätten till logguppgifter

Rätten att ta del av logguppgifter är i regel personlig och en annan person kan inte utöva granskningsrätten genom fullmakt.

En förmyndare kan göra en begäran om logguppgifter och register på uppdrag av en minderårig och ett juridiskt ombud på uppdrag av en omyndig person. Om den minderåriga, på basen av sin ålder och utvecklingsnivå, kan besluta om sin behandling och förstår de principer som styr behandlingen av logguppgifter och personuppgifter, måste begäran göras av den minderåriga. Den lagliga företrädaren måste bevisa sin rätt till informationen.

Rätten till loggdata är till för att fastställa och genomdriva rättigheter relaterade till behandling av klient- och patientdata. Du har inte rätt att använda eller vidarebefordra loggdata du får för något annat ändamål.

Du har inte rätt att få logginformation om du vet att det kan innebära en allvarlig risk för din hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter.

Om din loggbegäran avslås får du ett skriftligt avslagsintyg från Egentliga Finlands välfärdsregion. Intyget innehåller orsaken till vägran och anvisningar om hur du lämnar in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

Uppgifterna i klient- och journalhandlingarna är alltid sekretessbelagda och vår personal har tystnadsplikt. Som regel lämnar vi ut personuppgifter på grund av förpliktande lagstiftning.

Lagstadgad skyldighet att lämna ut dina uppgifter

För det första kommer dina personuppgifter att lämnas ut när någon lag ålägger oss att lämna ut dina personuppgifter. Vi lämnar ut dina patientuppgifter till följande instanser:

• Till Nationella hälsoarkiv (Receptcentret, Viljeyttringstjänsten, Informationshanteringstjänsten) med hjälp av en teknisk anslutning.
• För forsknings-, planerings- och statistikföringssyften till hälso- och sjukvårdens riksomfattande lagstadgade register med hjälp av en teknisk anslutning.
• Myndigheter och andra som enligt lag har rätt att få uppgifter (till exempel det försäkringsbolag som representerar dig) i pappersutskrift eller genom teknisk anslutning. Den som begär uppgifter av oss ska skriftligen specificera sin begäran och vilken lag utlämnandet av uppgifterna baserar sig på.
• Uppgifterna i fakturorna lämnas vid behov ut till det välfärdsområde som svarar för ordnandet av dina tjänster och vid betalningsstörningar till den som sköter inkassoåtgärder.

Utlämnande av klient- och patientuppgifter med ditt samtycke

Vi lämnar ut klient- och patientuppgifter till de instanser du ber om utifrån ditt samtycke. En sådan situation kan till exempel uppstå när:

• Du eller din lagliga företrädare ber att lämna ut dina uppgifter till din behandlande läkare inom en annan organisation, remitterande läkare och plats för fortsatt vård
• Du har gett den utsedda Biobanken ditt samtycke till att proverna lämnas ut. De uppgifter som lämnas ut kan utöver provet omfatta uppgifter om personens hälsa, sjukdom, vård, resultat av vården och undersökningsresultat. Auria Biobank fungerar i Åbo. På deras sidor kan du bekanta dig med dem som personuppgiftsansvarig www.auria.fi

Behandling av personuppgifter på välfärdsområdets vägnar och räkning

Olika aktörer kan på våra vägnar och för vår räkning behandla dina personuppgifter angående vår verksamhet, såsom tjänsteproducenter som agerar inom ramen för uppdragsavtal. Externa personuppgiftsbiträden i vår verksamhet är till exempel avtalsenliga tjänsteproducenter inom social- och hälsovården och systemleverantörer. Vid anskaffning av tjänster från utomstående tjänsteproducenter väljer vi som avtalspart endast sådana personuppgiftsbiträden som iakttar god behandling av personuppgifter och uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Kraven på dataskydd säkerställs genom skriftliga avtal.

Vi kommer inte att lämna ut dina uppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet utan ditt uttryckliga tillstånd eller för att skydda ditt vitala intresse.

Egentliga Finlands välfärdsområde vill genomföra principen om inbyggt dataskydd och dataskydd som standard och ta med principer och krav för dataskydd redan i en tidig fas i behandlingen av personuppgifter. När det gäller dataskydd och datasäkerhet fastställs de principer som styr oss i informationshanteringspolitiken i Egentliga Finlands välfärdsområde.

Skyddande av klient- och patientuppgifter 

Klient- och patientuppgifter får användas endast av de arbetstagare som deltar i tillhandahållandet av klientservicen och vården av patienten samt i anknytande uppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter. Välfärdsområdets högsta ledning beslutar om organisatoriska lösningar och ger de anställda tillgång till klient- och patientuppgifter i den omfattning som arbetsuppgifterna förutsätter.

Varje arbetstagare och den som behandlar våra klient- och patientuppgifter förbinder sig att följa välfärdsområdets villkor och förfaranden vid behandlingen av personuppgifter. Arbetstagare som behandlar eller tittar på uppgifter har sekretess- och tystnadsplikt. Sekretess- och tystnadsplikten fortsätter också efter det att anställningsförhållandet har upphört. Varje arbetstagare i välfärdsområdet undertecknar en separat förbindelse om dataskydd i början av sitt arbetsförhållande. Vår personal introduceras och deras färdigheter upprätthålls i fortbildning i dataskydd och datasäkerhet som ordnas regelbundet.

Skyddande av manuella klient- och journalhandlingar.

Våra arkiv har passerkontroll och ellås för dörrar. På verksamhetsställena, avdelningarna och poliklinikerna förvaras handlingarna och gränssnitten till handlingarna i kontrollerade lokaler och/eller i låsbara skåp. Lagringen, arkiveringen, raderingen och annan behandling av uppgifterna styrs med anvisningar.

Tel. 02 313 2989
vardagar kl. 9–11 och 12–15

Vid behov kan du också kontakta vårt dataskyddsombud: tietosuoja(a)varha.fi.

Namn: Egentliga Finlands välfärdsområde (Varha)
FO-nummer: 3221065-1
E-postadress: kirjaamo(a)varha.fi