Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työnhakijoiden/rekrytoinnin hallinnan rekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja Noora Nordberg 

Rekisterin yhteyshenkilö

Rekrytointipäällikkö Anna-Stina Palmgrén-Ruoho 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään työntekijöiden rekrytointiin liittyen ja rekrytointiprosessien hoitamiseksi Varhassa.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen siltä osin kun hän hakeutuu työnhakijaksi hyvinvointialueelle. Rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaan työnantaja arkistoi rekrytointiin saapuneet hakemukset kaksi vuotta sen jälkeen kuin päätös rekrytoinnista on tehty oikaisuvaateiden vuoksi. Perusteluina Arkistolain 831/1994 8 §, Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 206/1995 ja A 773/1998, Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 24 § (syyteoikeus 2 vuotta), Kuntalaki 365/1995.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Rekrytointiprosesseja hallinnoidaan Kuntarekry-järjestelmän kautta. 

Rekisteriin kerääntyvät hyvinvointialueen työpaikkaa hakeneen työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja kussakin yksittäisessä rekrytoinnissa hakulomakkeella hakijalta kysytään ja mitä tietoja työnhakija itsestään hakulomakkeelle antaa.

Sähköisen järjestelmän (Kuntarekry) kautta työpaikkaan hakeneilta kerätään tarvittavilta osin seuraavia tietoja:

• nimi, syntymäaika, osoite, asuinkunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• kielitaito
• tilanne työelämässä (töissä, työtön, poissa työelämästä)
• tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus
• työkokemus

Lisäksi hakija voi rekrytoinnista riippuen kuvata vahvuuksiaan tehtävään, antaa vapaamuotoisen hakemuksensa tehtävään tai liittää hakemukseensa liitetiedoston. Työnhakija voi myös nimetä hakemuksessaan mahdolliset suosittelijat.

Sijaiseksi ilmoittautuvilta kerätään edellä mainittujen tietojen lisäksi käytettävyystiedot eli milloin hän on käytettävissä sijaisuuksiin sekä hakijan hakutoiveet (muun muassa missä yksiköissä, työvuoroissa tai millä ajanjaksoilla haluaa työskennellä).

Paperihakemuksen lähettäneiltä työnhakijoilta rekisteriin kertyy ne tiedot, joita ko. työnhakijat ovat hakemuksessaan antaneet.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Hyvinvointialueella olevaa työpaikkaa hakevat työnhakijat tallentavat itse tietonsa joko Kuntarekry.fi-palvelun kautta (käyttäjiksi rekisteröitymällä) tai lähettämällä työhakemuksensa postitse/sähköpostitse. 

Henkilöstöpalvelut ja rekrytoivat esihenkilöt voivat tehdä hakijaa koskevia merkintöjä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan ainoastaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. 

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tietojen suojauksessa noudatetaan Varhan tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Työnhakijoiden hakemustietoja kertyy Kuntarerky -järjestelmään sekä paperihakemuksina. Kuntarekry-järjestelmän toimittaja on FCG Talent Oy. FCG talent on rekisterinpitäjä kaikkien työnhakijoiden perustietojen osalta sekä lokitietojen osalta. Lisäksi FCG Talent Oy toimii Kuntarekry-palvelussa myös henkilötietojen käsittelijänä suhteessa asiakasorganisaatioihin, koska FCG Talent Oy:llä on pääsy asiakkaan rekisteröityjen mm. tuki-, päivitys- ja ylläpitotehtävien suorittamiseksi. 

Kuntarekryn työnhakijarekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin FCG Talent Oy. 

Rekisteriä (Kuntarekry) voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. 

Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin sekä paperihakemuksiin pääsevät ne henkilöt, joille on työnsä puolesta annettu käyttöoikeudet hoitaa kyseistä rekrytointia. Varhan rekrytointiyksikön työntekijät toimivat Varhan Kuntarekryn pääkäyttäjinä ja näkevät kaikkien rekrytointien työhakemukset. Esimiehet ja heidän sihteerinsä saavat käyttöoikeudet omaa yksikköään koskeviin rekrytointeihin. Muiden rekrytointiin osallistuvien henkilöiden (esim. lähiesihenkilöt) oikeudet käsitellä hakemustietoja annetaan rekrytointikohtaisesti. 

Paperihakemukset toimitetaan Kirjaamosta Henkilöstöpalveluihin rekrytointiyksikköön, josta paperihakemus skannataan ja hakijan nimitiedot sekä saapumispäivä lisätään Kuntarekry-järjestelmään. Paperihakemus arkistoidaan lukolliseen kaappiin.

Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL 24 § 32 mukaisesti (perhesuhteet, harrastukset, poliittinen vakaumus). 

Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla 
käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojen ylläpidosta.

FCG Talent Oy vastaa tietojen varmuuskopioinnista sekä niiden säilyttämisestä kunkin rekrytoinnin kohdalla kaksi vuotta.

Virkaan tai toimeen valittujen hakemukset arkistoidaan Onbase-järjestelmään, jonka suojauksesta vastaa 2M-IT. Käyttäjäoikeudet järjestelmään on Henkilöstöpalveluilla.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys: 
19.4.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Haipro, työturvallisuusilmoitusten rekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Työsuojelupäällikkö Eva Isaksson-Holmberg

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Vaaratapahtumien tutkinnan lisätietopyyntöjä varten ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite.

Tapaturma- ja ammattitauti-ilmoitusten vakuutusyhtiön korvausmenettely edellyttää laajempia henkilötietoja, jotka on selvitetty kohdassa 6.

Veritapaturmailmoituksella arvioidaan vahingoittuneen sairastumisriskiä ja ohjataan hoitotoimenpiteitä.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Vaaratilanneilmoitukset: Ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite

Tapaturma- ja ammattitauti-ilmoitukset:

• Vahingoittuneen nimi ja sähköpostiosoite
• Vahingoittuneen henkilötunnus
• Vahingoittuneen puhelinnumero, lähiosoite
• Työkyvyttömyyden kesto

Veritapaturmat:

• Vahingoittuneen nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Tieto vahingoittuneen B-hepatiittirokotuksista ja vasteesta
• Riskinarvion tehneen lääkärin nimi

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Ilmoittaja tai hänen esihenkilö täyttää tiedot

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja näkevät:

• Työturvallisuusilmoituksen ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite näkyy järjestelmän peruskäyttäjäoikeuksilla, joita myönnetään esimiehen luvalla omaan organisaatioon.
• Työtapaturma- ja ammattitauti-ilmoituksessa ilmoitetut henkilötiedot näkyvät ilmoituksen laatijalle, käsittelijälle (esimies).
• Veritapaturmailmoituksessa olevat tiedot näkyvät ilmoittajalle itselleen.
• Työsuojeluvaltuutetut näkevät kaikkien ilmoitusten sisällön lukuun ottamatta veritapaturmailmoituksia.
• Järjestelmän pääkäyttäjiä ovat työsuojelupäälliköt sekä potilasturvallisuuspäällikkö, jotka näkevät kaikkien ilmoitusten sisällön ja pystyvät tarvittaessa antamaan tulosteen veritapaturmailmoituksesta vahingoittuneelle henkilölle itselleen.
• Tapaturmailmoitukset toimitetaan sähköisesti Varhan tapaturmavakuutusyhtiölle niiden esimieskäsittelyn yhteydessä.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varhan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tiedot ovat Awanic Oy:n palveluntarjoajan palvelimella.

Järjestelmään kirjautuminen tapahtuu VSSHP:n verkossa verkkotunnuksilla (AD-tunnistautuminen). Käyttöoikeudet on rajattu esihenkilörakenteen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
6.3.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työhyvinvoinnin hallinnan rekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Työhyvinvointipäällikkö Anita Laukkonen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön työkyvyn hallinta. Rekisteri sisältää myös palvelussuhteeseen liittyvien ongelmatilanteiden dokumentoinnin.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvollisuus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu -> työsopimuslain ja kunnallisen viranhaltijalain mukaisten velvoitteiden täyttäminen (mm. sairausajan palkamaksu ja työnantajan direktio-oikeuden mukaan tehdyt työntekijän henkilösyihin perustuvat päätökset). Työnantajalla on myös työturvallisuuslain nojalla yleinen huolehtimisvelvollisuus pitää huolta työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työssä ja tästä syystä työnantajan on seurattava työhyvinvointia ja dokumentoitava erilaisia työhyvinvoinnin prosesseja. Lisäksi sairausvakuutuslaki ja työterveyshuoltolaki edellyttävät, että työnantaja ilmoittaa työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon tiettyjen aikarajojen täyttyessä.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Työkyvyn hallintaan liittyviä tietoja kerääntyy Sympa HR-järjestelmään, WebTallennus-järjestelmään sekä manuaalisena aineistona.

Sympa HR-järjestelmä sisältää palvelussuhteessa olevien nimi- ja yhteystiedot, Prima-järjestelmästä tulevan henkilön yksilöivän henkilönumeron, syntymäajan sekä organisaatio- ja työsuhdetiedot.

Lisäksi järjestelmään kertyy seuraavat työkykyyn liittyvät tiedot:

• Sairauspoissaolopäivien lukumäärät
• Varhaisen tuen muistiot
• Tehostetun tuen muistiot
• Työkyvyn arviointilomakkeet (pyyntö ja lausunto)
• Sairauspoissaoloa korvaavan mallin muistiot
• Päihdeohjelman mukaiset muistiot ja huomautus/varoituslomakkeet
• Annetut varoitukset ja huomautukset. - Työsuhteen päättämiseen liittyvät lomakkeet (muistio ja irtisanomiseen sekä työsuhteen purkamiseen liittyvät lomakkeet)

WebTallennukseen kertyy sairauspoissaolotieto (ajankohta ja syy).

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Henkilö- ja palkkatietojärjestelmä Primasta siirtyy henkilön perustiedot Sympa HR-järjestelmään sekä WebTallennus-järjestelmään.

Työntekijä kirjaa itse oman sairauspoissaolotiedon WebTallennus-järjestelmään, josta tieto siirtyy Sympa HR-järjestelmään. Myös esihenkilö voi työntekijän pyynnöstä kirjata sairauspoissaolotiedon.

Esihenkilö kirjaa erilaisten lomakkeiden ja muistioiden tiedot.

Työterveyshuolto kirjaa työterveysneuvotteluiden muistiot ja työkyvyn arviointilausunnot 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilöstöpalvelut toimittaa työntekijöiden työnantajalle toimittamat sairauspoissaolotodistukset työterveyteen (Länsirannikon työterveys Oy) sairausvakuutuslain ja työterveyshuoltolain edellytysten mukaisesti.

Työntekijöiden sairauspoissaolot/poissaolot esihenkilön luvalla siirtyvät WebTallennus-järjestelmän kautta Prima-järjestelmään ja sieltä työterveyshuollon järjestelmään. Myös palvelussuhteessa olevien henkilötiedot ja palvelujaksot siirtyvät työterveyshuollon järjestelmään Prima-järjestelmästä.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varhan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tietojen suojauksessa noudatetaan Varhan tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

Sympa HR:ssä olevat tiedot ovat palveluntarjoajan palvelimella, joka noudattaa 2M-IT:n vaatimia suojausperiaatteita. Järjestelmään kirjautuminen tapahtuu Varhan verkossa verkkotunnuksilla (AD-tunnistautuminen). Sympa HR-järjestelmään saa jokainen palvelussuhteessa oleva käyttöoikeudet silloin kun palvelussuhde alkaa. Käyttöoikeudet on rajattu vain omiin tietoihin. Laajemmat käyttöoikeudet on rajattu esimiesrakenteen mukaisesti. Käsittelijätiedot ovat jäljitettävissä järjestelmän lokitiedoista.

WebTallennus on CGI:n toimittama järjestelmä, joka noudattaa 2M-IT:n vaatimia suojausperiaatteita. WebTallennukseen saa jokainen palvelussuhteessa oleva käyttöoikeudet silloin kun palvelussuhde alkaa. Käyttöoikeudet on rajattu vain omiin tietoihin. Laajemmat käyttöoikeudet annetaan toimi- ja tulosalueiden erillisestä pyynnöstä esimiehille sekä hallinnollisille sihteereille. WebTallennuksen tietoihin on pääsy 2M-IT:llä ja ohjelmantoimittajalla CGI:llä.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
6.3.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Työohjausrekisteri (TOREK)

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Työhyvinvointipäällikkö Anita Laukkonen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Työnohjausrekisteri TOREKissa ylläpidetään työnohjaajien sekä heidän tekemän työnohjaustoiminnan tietoja (työnohjaajat, työnohjattavat)

Henkilötietojen käsittelyn peruste on sopimus. Työnohjaajat ilmoittautuvat kilpailutuksen kautta Varhaan työnohjaajiksi tai osallistuvat työnohjaajatoimintaan palvelussuhteeseen liittyvänä lisätehtävänä.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista 

Rekisteriin kertyy seuraavat tiedot

• Henkilötiedot (työohjaaja/selaaja/yhteyshenkilö/koordinaattori): nimi, vastuuyksikkö, sukupuoli, syntymävuosi, sähköpostiosoite, yhteys-tiedot, ammatti, pätevyys, tehtävänimike, suoritetut koulutukset, työnohjausalue, koulutus/ammattitutkinto, työkokemus, työnohjauksen tilanne/mahdollisuus ottaa uusia ohjattavia, hyväksytty ohjaajaksi (pvm).
• Henkilötiedot (ohjattava): nimi, ammatti, vastuuyksikkö, yhteystiedot, sähköpostiosoite, työnohjausprosessin vaihe, tehtävänimike, esimiesasema, koulutus, työkokemus, työnohjaukseen hakeutuminen.
• Työnohjauksen tiedot: alue, muoto, sisältö, kesto, tiheys, palaute, laskutusosoite.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Henkilö antaa itse perustietonsa hakiessaan TOREK- järjestelmän käyttöoikeuksia /hakeutuessaan työnohjaukseen.

Työnohjaaja kirjaa työnohjausprosessin tietoja.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varhan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tiedot ovat Torek-palveluntarjoajan palvelimella, joka noudattaa 2M-it:n vaatimia suojausperiaatteita.

Järjestelmä on suojattu käyttäjätunnuksin. Kirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnus + salasanayhdistelmällä.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
6.3.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Ilman palvelussuhdetta työskentelevien rekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Palkkahallinnon päällikkö Mia Seppälä, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään ulkopuolisten, ilman palvelusuhdetta Varsinais-Suomen hyvinvointialueella työskentelevien lupien hoitamiseksi.

Luvan työskentelyyn/toimimiseen Varhassa tarvitsee sellainen henkilö, joka työskentelee Varhassa ilman palvelussuhdetta, ts. henkilö, jonka kanssa ei tehdä työsopimusta tai virkamääräystä. Lupa tarvitaan, jotta hyvinvointialue ottaa ns. isännänvastuun ko. henkilöistä. Ulkopuolisella työskentelijällä tulee olla jokin sopimus, jonka pohjalta hänellä on oikeus toimia Varhassa. Tällaisia sopimuksia ovat esim. harjoittelusopimus, ostopalvelusopimus, siviilipalvelusitoumus tai työsopimus yliopiston kanssa. 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus ja lakisääteinen velvoite sekä rekisteripitäjän oikeutettu etu. Tietoja kerätään, jotta työnantaja voi ottaa isännänvastuun sopimuksen mukaan sairaanhoitopiiriin tulleesta ulkopuolisesta työskentelijästä ja korvata tiloissaan työskentelevän ulkopuolisen mahdollisesti aiheuttaman vahingon vahingonkorvauslain mukaisesti sekä hallinnoida tiloissaan toimivien tietojärjestelmä- ja kulkuoikeuksia.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Ulkopuolisten lupaprosessia hallinnoidaan WebTallennus- järjestelmän kautta. Rekisteriin 
tallennetaan seuraavat tiedot:

• nimi, henkilötunnus ja tutkinto/koulutus
• työskentelyn tai toimimisen peruste sairaanhoitopiirissä
• työskentelyn tai toimimisen alku- ja päättymispäivä
• tehtävä, työyksikkö ja työpaikkakunta
• henkilö, joka vastaa työnjohdosta/valvonnasta.

Lisäksi ulkopuoliselle toimijalle määritellään tapauskohtaisesti oikeudet kulkuavaimen, 
tietojärjestelmien ja suojavaatteiden käyttöön sekä ruokailuun. 

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Luvan ulkopuoliselle tekee esimies tai sihteeri siitä yksiköstä, johon kyseinen henkilö tulee 
työskentelemään. Luvan hakija tallentaa henkilön tiedot WebTallennus-järjestelmässä olevalle lomakkeelle. Mikäli kyseessä on henkilö, joka on ollut aiemmin palvelussuhteessa 
sairaanhoitopiiriin tai hänellä on ollut aiempi ulkopuolisen lupa, tulevat henkilön nimitiedot 
WebTallennus-järjestelmän muistista sen jälkeen kun järjestelmään on kirjoitettu henkilötunnus.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötiedot siirtyvät ilman henkilötunnusta luvan hyväksymispäätöksen jälkeen sähköpostilla 2M-IT:lle ja Varhan kulunvalvontaan käyttäjäoikeuksien antamista varten.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelman mukaan.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tietojen suojauksessa noudatetaan Varhan tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

WebTallennus on CGI:n toimittama järjestelmä, joka noudattaa 2M-IT:n vaatimia 
suojausperiaatteita. 

WebTallennukseen saa jokainen palvelussuhteessa oleva käyttöoikeudet palvelussuhteen
alkaessa. Käyttöoikeudet on rajattu vain omiin tietoihin. Laajemmat käyttöoikeudet annetaan toimija tulosalueiden erillisestä pyynnöstä esimiehille sekä hallinnollisille sihteereille. Käyttäjätiedot ovat jäljitettävissä järjestelmän lokitiedoista. WebTallennuksen tietoihin on pääsy 2M-IT:llä ja ohjelmantoimittajalla CGI:llä.

Ulkopuolisten lupapäätöksiä on kertynyt ennen WebTallennus-järjestelmän käyttöönottoa 
manuaaliseen arkistoon. Tiedot on arkistoitu mappeihin, joita säilytetään lukollisessa kaapissa. Säilytyksestä, tietojen käsittelystä ja tietojen hävittämisestä vastaa henkilöstöpalvelut. 

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja | Varha

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected]. 

Päiväys: 
8.5.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Henkilöstön osaamis-, koulutus- ja lupatietojen hallinnan rekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Henkilöstön kehittämispäällikkö Sirpa Saarni, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön osaamis- ja lupatietojen hallinta sekä perehdytykseen ja täydennyskoulutukseen osallistumisen hallinta. Rekisteri sisältää myös Varhan ulkopuolisten terveydenhuollon ammattilaisten, opiskelijoiden ja opettajien ilmoittautumiset/osallistumiset Varhan järjestämiin koulutuksiin. Lisäksi rekisteri käsittää Varhassa ulkopuolisina (ilman palvelussuhdetta) työskentelevien täydennyskoulutustiedot ja koulutuksiin osallistumisen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvollisuus (sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön ammatillista täydennyskoulutusta koskeva lainsäädäntö, terveydenhuoltolaki, tartuntatautilaki sekä lainsäädäntö, joka edellyttää tietyssä tehtävissä toimivilta erilaisia lupia), sopimus (työsopimus/virkamääräys) rekisterinpitäjän oikeutettu etu (palvelusuhteen/osaamisten ja suoritettujen lupien hallinta) sekä suostumus (koulutuksiin ilmoittautumisen osalta).

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Osaamis- ja koulutustietoja hallinnoidaan SympaHR-, Lyyti-, Moodle-, Oppiportti-, Potilasturvaportti ja Eduhouse -järjestelmien avulla.

Henkilörekisteriin kertyy tietoa työntekijän perustiedoista: nimi, yhteystiedot, henkilönumero, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, organisaatio- ja työsuhdetiedot, esimiestieto.

Osaamistiedot: tutkinnot, perehdytys, täydennyskoulutukset, suoritetut kortit ja luvat, kehityskeskustelut.

Koulutuksiin ilmoittautumisen osalta kertyy nimi, ammatti, työpaikka, laskutusosoite (jos ulkopuolinen) ja mahdolliset allergiat/erikoisruokavalio (koulutustarjoiluja varten) sekä koulutukseen ilmoittautumistieto.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Koulutus- ja osaamistietoja hallinnoidaan SympaHR-, Lyyti-, Moodle-, Oppiportti-, Potilasturvaportti- ja Eduhouse-järjestelmissä.

Palkkatietojärjestelmä Primasta siirtyy Sympaan työntekijän nimi, yhteystiedot, henkilönumero, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, organisaatio- ja työsuhdetiedot.

HRM Lomasuunnitteluohjelmasta siirtyy työntekijän esihenkilötieto ja sähköpostiosoite.

WebTallennus-järjestelmästä siirtyy työntekijän ulkopuolisten koulutusten osallistumistiedot.

Varhan Moodlesta, Duodecimin Oppiportti-, Eduhouse- ja Qreformin Potilasturvaportti -verkko-oppimisympäristöistä siirtyy verkkokurssien suoritustiedot.

Lyyti-järjestelmästä siirtyy koulutuksiin ilmoittautuneiden tietoja.

Työntekijän ja hänen esihenkilönsä tallentamat tiedot: kehityskeskustelutiedot, sisäisen perehdytyksen/koulutuksen osallistumistiedot, lupa- ja korttitiedot, muu osaamisen kehittäminen.

Varhassa työskentelevien Turun yliopiston tutkijoiden henkilöstöhallinnollinen sihteeri tallentaa tutkijoiden henkilö- ja organisaatiotiedot.

Koulutuksiin ilmoittautuva antaa itse henkilötietonsa ilmoittautuessaan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Varhan järjestämien/tarjoamien koulutusten kouluttajat ja organisaattorit saavat koulutusten osallistujalistat (nimi, nimike, sähköpostiosoite, organisaatiotieto, muut koulutukseen liittyvät osallistumistiedot kuten erikoisruokavaliot, osallistumispaikkakunta, laskutustiedot, jne.) tarpeen mukaan.

Varhan ostoreskontra: laskutettavien koulutusten osallistujien laskutustiedot (osallistujan nimi, laskutusosoite).

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta.

Henkilötietojen säilytys

Varhan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tietojen suojauksessa noudatetaan Varhan tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

Tiedot ovat SympaHR-, Lyyti-, Moodle-, Oppiportti-, Potilasturvaportti- ja Eduhouse-palveluntarjoajien palvelimilla, jotka noudattavat 2M-IT:n vaatimia suojausperiaatteita.

Sympa HR-järjestelmään kirjautuminen tapahtuu Varhan verkossa verkkotunnuksilla (AD-tunnistautuminen). Käyttöoikeudet on rajattu esihenkilörakenteen mukaisesti ja pääkäyttäjän myöntämien hakuoikeuksien mukaisesti. Sympa HR pääkäyttäjä ylläpitää hakuoikeuksia 2M-IT:n kanssa. Hakuoikeuksia haetaan WebTallennuksen lomakkeella, ja hakijan esihenkilö hyväksyy haettavat oikeudet. Käsittelijätiedot ovat jäljitettävissä järjestelmän lokitiedoista.

Käyttäjäryhmät on luokiteltu seuraavasti:

• Pääkäyttäjä: koko henkilöstön kaikki tiedot
• Esihenkilö: suorien alaistensa ja alaistensa alaisten kaikki tallennetut tiedot organisaatiorakenteen mukaisesti
• Apulaisosastonhoitaja: nimetyn esihenkilön alaisten tiedot seuraavasti: perehdytys, täydennyskoulutukset, luvat ja kortit, tutkinnot, työsuhdetiedot, kehityskeskustelun päivämäärätiedot.
• Henkilöstöpalvelut (HR): koko henkilöstön täydennyskoulutukset, luvat ja kortit, tutkinnot, työsuhdetiedot, kehityskeskustelun päivämäärätiedot
• Yksiköiden sihteerit ja asiantuntija/suunnittelijatehtävissä toimivat: oman yksikkönsä henkilöstön seuraavat tiedot: perehdytys, täydennyskoulutukset, luvat ja kortit, tutkinnot, työsuhdetiedot, kehityskeskustelun päivämäärätiedot
• Työntekijä: omat tiedot paitsi työsuhdetiedot

Koulutusten osallistujalistoja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti Lyyti järjestelmässä ja henkilöstöpalveluissa mapeissa lukollisessa huoneessa/kaapissa ja Varhan levyasemalla, jonne on käyttöoikeus henkilöstöpalveluiden osaamisen kehittämisen tiimin jäsenillä. 2M-IT huolehtii levyaseman tietosuojasta.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys: 
10.1.2025

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Palvelussuhderekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja Noora Nordberg, [email protected]

Rekisterin yhteyshenkilö

Palkkahallinnon päällikkö Mia Seppälä, [email protected]

Henkilöstöasiantuntija Tiina Teirasvuo, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitamiseksi sekä 
työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös henkilöstösuunnittelun ja erilaisten palkka-analyysien yhteydessä sekä esimerkiksi erilaisten työhyvinvointikyselyjen, raporttien ja selvitysten yhteydessä. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvollisuus, sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (palvelussuhteeseen liittyvät työnantajavelvoitteet ja palvelussuhteen hoitaminen). 

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Henkilöstön palvelussuhdetta ja palkanmaksua hoidetaan palkanmaksujärjestelmä Priman, 
WebTallennus-järjestelmän ja HRM-lomankäsittelyn kautta. Lisäksi palvelusuhteeseen liittyviä asioita hoidetaan myös muutamien muiden järjestelmien kautta, mutta näistä on tehty omat 
tietosuojaselosteet.

Rekisteriin kertyy seuraavat perustiedot työntekijästä/viranhaltijasta:

• nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kielitaito, puhelinnumero, osoitetiedot,
• pankkitilitiedot,
• verotustiedot (verokortti),
• koulutus- ja tutkintotiedot,
• opintorekisteritieto (terveydenhuollon ammattiin opiskelevat),
• tiedot muilla työnantajilla tehdyistä aikaisemmista palvelussuhteista, joilla vaikutus 
  työkokemuslisään,
• ay-jäsentiedot,
• kansalaisuus

Aiemmin on nimikirjan ylläpitämiseksi kerätty seuraavia tietoja:

• sotilasarvo,
• kunnia- ja ansiomerkit,
• julkishallinnolliset luottamustoimet.

Työntekijän/viranhaltijan palvelussuhteeseen liittyen kertyy seuraavia tietoja:

• palvelussuhteen kesto, tehtävänimike, palkkaustiedot, työaikamuoto, työaika%, työyksikkö, työntekopaikka, henkilön esimies,
• poissaolotiedot: sairauslomat, tapaturmat ja kuntoutukset, virka- ja työvapaat, perhevapaat ja aktiivivapaat,
• vuosilomaoikeudet, vuosiloman ajanjaksot, tehdyt säästövapaasopimukset ja 
  lomarahanvaihtosopimukset,
• työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot (irtisanoutuminen, irtisanottu, koeaikapurku),
• sivutoimi-ilmoitukset,
• sivuvirat,
• eläkkeen myöntämistä koskevat päätökset,
• tiedot aikaisemmista keskeytyksistä,
• ulosottopäätökset,
• tiedot palkitsemisen kohteena olevista henkilöistä kuten Vuoden Menestyjä hakuun osallistuneet tai Nopsa-palkinnon saajat tai erilaisiin työnantajan kampanjoihin osallistuvien tiedot (esim. työsuhdematkalippukokeilu tai liikkumiskampanja).

Palvelusuhteeseen liittyviä dokumentteja arkistoidaan Onbase-järjestelmään: Näitä dokumentteja ovat: työhakemus, todistukset, henkilötieto, työsopimus, viranhaltijapäätös, työvuorotaulukko, toteumalista, tunti-ilmoitus, sairauslomatodistus, palkkakortti, palkanmuutos, kokemuslisäpäätös, korvauspäätös, lääkäripäivystys, Keva-päätös, ammattitauti, irtisanoutumisilmoitus, tilinumeroilmoitus. 

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Työntekijät/viranhaltijat antavat itse henkilötietonsa (perustiedot) palvelussuhteen alkaessa tai tietojen muuttuessa. Henkilö antaa tiedot WebTallennuksen kautta tai henkilötietojenilmoitus/muutosilmoituslomakkeelta. Pankkitiedot tallennetaan aina kirjallisesta ilmoituksesta tai henkilö tallentaa sen itse WebTallennuksessa.

Työntekijä/viranhaltija tallentaa itse omat poissaoloilmoitukset, virka- ja työvapaahakemukset ja lomatoiveet/lomasopimukset. Esimies voi tehdä ilmoitukset ja hakemukset työntekijän pyynnöstä.

Työntekijä antaa itse sivutoimeaan koskevan ilmoituksen. 

Esimies tai hänen sihteerinsä tai Henkilöstöpalvelut tallentaa työntekijän/viranhaltijan 
palvelussuhteeseen liittyvät tiedot. 

Työaikakorvausten maksuperusteet tulevat tunti-ilmoituksista sekä MD Titania/TYKO- että Web Titania/lääkäripäivystys–järjestelmästä tai Timecon-järjestelmän raporttien mukaan.

Lääkäreiden todistuspalkkiot, puhelin- ja konsultaatiopalkkiot tulevat Asla -järjestelmästä 
tietosiirtona. Lääkäreiden toimenpidepalkkiot tallennetaan WebTallennus-järjestelmään 
sihteereiden toimesta.

Verokorttitiedot tulevat suorasiirtona verottajan järjestelmästä. 

Ulosottoviranomaisilta tulee työntekijää/viranhaltijaa koskevat maksukiellot eli ulosottopäätöstiedot.

Työllistämistukipäätökset ja osa-aikalisäpäätökset tulevat TE-palveluista. 

Palvelussuhteeseen liittyviä henkilötietoja käsitellään palkanmaksujärjestelmä Primassa, 
WebTallennus-järjestelmässä sekä HRM lomankäsittely-ohjelmassa. Tiedot siirtyvät näiden 
kolmen järjestelmän välillä. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Palvelussuhteeseen liittyviä tietoja käsitellään palkanmaksujärjestelmä Primassa, WebTallennus-järjestelmässä sekä HRM lomankäsittely-ohjelmassa. Tietoja siirtyy näiden kolmen järjestelmän välillä. Lisäksi henkilö- ja palvelussuhdetietoja siirretään muihin järjestelmiin. 

Sisäiset liittymät

SairaalaPrima sisältää tiedostotason liittymät seuraaviin sisäisiin järjestelmiin:

• työvuorosuunnitteluohjelma MD Titania
• lääkäripäivystysjärjestelmä MD Web Titania
• työvuorotoiveet MD Web Titania 
• Acute TT2000+ työterveyshuollon järjestelmä
• asiakaslaskutusjärjestelmä Asla, lääkäritodistuslaskutuksen vuoksi
• kulunvalvonta-, työajan ja ruokailutietojen seuranta Timecon
• kulkuoikeudet Flexim
• henkilötiedot Safir
• puhelinvaihteen järjestelmä Lii
• käyttäjärekisteri AD/ 2M-IT Oy
  • Henkilöstön käyttöoikeuksien voimassaolon ylläpitoon 
  • Henkilön nimikkeen ylläpitoon 
  • Organisaatiorakenteen ylläpitoon 
• Sympa HR
• HRM lomakäsittely
• kulkuavainten tilaussovellus
• kirjanpitojärjestelmä Fina
• tilastointijärjestelmä Primaraportointi
• tilastointia varten Tietovarasto DW

Ulkoiset liittymät

SairaalaPrima sisältää tiedostotason liittymät ulkoisiin sidosryhmiin. Ulkopuolisille sidosryhmille toimitettavat tiedot ajetaan Prima-palvelimen levylle, josta ne automaattisesti siirtyvät edelleen CGI:lle erikseen tehdyn sopimuksen mukaisesti edelleen toimitettavaksi tai TYVI-palvelun/Siirinetin kautta. 

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille sidosryhmille seuraavasti:

• Länsirannikon työterveys Oy henkilöiden perustiedot, (nimi, hetu, osoite, ammatti, työyksikkö, palveluyksikkö) henkilöstön lakisääteisten työterveyspalvelujen hoitamiseksi, 
• pankit: maksatustiedot suorasiirtona SairaalaPrimasta CGI:n kautta jakajapankkina toimivaan Danske Bankiin palkanmaksun hoitamiseksi, 
• tiedot perityistä jäsenmaksuista TYVI-palvelun kautta suoraan ammattijärjestöille,
• puoluetoimistot tiedot perityistä puolueveroista neljännesvuosittain,
• tulorekisteri: tiedot maksetuista palkoista, toimitetuista ennakonpidätyksistä ja pidätetyistä eläkemaksuista ja työkyvyttömyysmaksusta Siirinet-palvelun kautta,
• tilastokeskus: henkilö- ja palvelussuhde sekä palkkatiedot eri tilastopyynnöissä.

Erilaisten työhyvinvointitutkimusten yhteydessä henkilötietoja luovutetaan sille 
järjestelmäntuottajalle, jolta kyselytyökalu hankitaan.

VSSHP-pääluottamusmiehille toimitetaan KT-luottamusmiessopimuksen mukaiset tiedot 
viranhaltijoista ja työntekijöistä. 

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelman mukaan.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tietojen suojauksessa noudatetaan VSSHP:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa.

SairaalaPriman käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät järjestelmän lokitietoihin, josta ne ovat tarvittaessa saatavilla 2M-IT Oy:n kautta. Käyttöoikeudet annetaan esimiehen kirjallisen pyynnön mukaisesti. SairaalaPriman käyttöoikeuksia annetaan pyyntöjen mukaan hallinnollisille sihteereille (katselu ja rajattu tallennusoikeus), palkanlaskijoille (katselu ja tallennusoikeus) ja esimiehille katseluoikeus. Käyttöoikeuksia annetaan määräajaksi tai toistaiseksi voimassaolevina. Toistaiseksi voimassa olevat käyttöoikeudet lakkautetaan, kun tieto henkilön palvelussuhteen päättymisestä tai siirtymisestä toisiin tehtäviin saapuu henkilöstöpalveluihin SairaalaPriman pääkäyttäjälle.

Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Henkilöiden tietoihin pääsevät ne henkilöt, joille on työnsä puolesta annettu käyttöoikeudet tarkastella tai muokata kyseisiä tietoja.

SairaalaPriman tietoihin on pääsy 2M-IT:llä ja ohjelmantoimittajalla CGI:llä.

SairaalaPrima-järjestelmää siivotaan vuosittain. Yli viisi vuotta vanhat palkka- ja 
palvelussuhdetiedot poistetaan ja palvelujaksotiedot (nimike, yksikkö ja palvelujakson 
päivämäärätiedot) siirretään SairaalaPriman nimikirjapuolelle, jossa niitä säilytetään 
arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Palkkakortit tulostetaan kerran vuodessa sähköisessä muodossa ja arkistoidaan pysyvästi.

Varmuuskopioinnit tehdään useamman kerran päivässä 2M-IT:n toimesta.

WebTallennukseen saa jokainen käyttöoikeudet, kun palvelussuhde alkaa. Käyttöoikeudet on 
rajattu vain omiin tietoihin. Laajemmat käyttöoikeudet annetaan toimi- ja tulosalueiden erillisestä pyynnöstä esimiehille sekä hallinnollisille sihteereille. WebTallennuksen tietoihin on pääsy 2M-IT:llä ja ohjelmantoimittajalla CGI:llä.

HRM Lomakäsittely -ohjelman käyttöä on rajattu käyttövaltuuksin. Käyttöoikeudet saa jokainen työntekijä aloittaessaan työ- tai virkasuhteensa, mutta käyttöoikeudet kohdistuvat vain omiin lomatietoihin. Laajemmat käyttöoikeudet saa erillisen pyynnön mukaan, toimi- ja tulosyksiköiden pyynnöstä annetaan esimiehille esimiesoikeudet, joilla he näkevät heille merkittyjen alaisten lomatiedot ja pääsevät niitä hyväksymään. Hallinnollisilla sihteereillä on oikeus lomatietoihin organisaatiotietojen mukaan. Lomakäsittelyn tietoihin on pääsy 2M-IT:llä ja ohjelmantoimittaja CGI:llä.

Palvelussuhteen alkaessa ja palvelussuhteen aikana kerätyt palvelussuhteen hoitamiseen liittyvät dokumentin arkistoidaan Onbase-järjestelmään, jonka suojauksesta vastaa 2M-IT. 
Käyttäjäoikeudet järjestelmään on vain henkilöstöpalveluilla. 

Manuaalista rekisteriä säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä näitä tietoja. Säilytyksestä ja tietojen käsittelystä vastaa henkilöstöpalvelut. 

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected]. 

Päiväys: 
8.5.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Ulkopuoliset palkkion saajat -rekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Rekisterin vastuuhenkilö

Henkilöstöjohtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Palkkahallinnon päällikkö Mia Seppälä, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään: 

• luottamushenkilöiden palkkionmaksatuksen hoitamiseksi ja palkkionmaksatustietojen 
  välittämiseksi eri sidosryhmille sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttämiseksi,
• ulkopuolisten kouluttajien koulutuspalkkiomaksatuksen hoitamiseksi,
• siviilipalvelusvelvollisten korvausten maksatuksen hoitamiseksi,
• ulkopuolisten projektipalkkion/ palkkion saajien palkkionmaksatuksen hoitamiseksi (esim. tulkkaustyöt ja ulkopuoliset kirurgit, jotka käyvät leikkaamassa potilaan). 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus (esim. sopimus koulutuksesta, 
siviilipalvelussitoumus) ja/tai lakisääteinen velvoite (kuntalaki, siviilipalveluslaki) sekä 
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tehtävään tai luottamustoimeen liittyvän palkkion maksaminen).

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Palkkioiden maksatusta hoidetaan palkanmaksujärjestelmä Priman ja Webtallennus-järjestelmän avulla. 

Luottamustoimipalkkioiden maksatukseen liittyen kerätään seuraavat tiedot:

• luottamushenkilöiden henkilötiedot,
• tilitiedot,
• maksetut palkkiot.

Ulkopuolisten kouluttajien ja projektipalkkion/palkkion saajien palkkioiden maksatukseen liittyen kerätään seuraavat tiedot: 

• henkilötiedot,
• tilitiedot, 
• verotiedot,
• maksetut palkkiot.

Siviilipalveluvelvollisten osalta rekisteriin kertyy

• henkilötiedot,
• tilitiedot,
• maksettuihin korvauksiin liittyvät tiedot.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Luottamushenkilöt, ulkopuoliset kouluttajat, siviilipalvelusvelvolliset ja ulkopuoliset palkkion saajat toimittavat itse henkilötietonsa (perustiedot). 

Ulkopuolisten projektityöntekijöiden/palkkion saajien palkkiot tallentavat sihteeri, esihenkilö tai projektin vastuuhenkilö WebTallennus- järjestelmässä ja sieltä ne siirtyvät palkanlaskentaan, jossa tiedot tallennetaan palkanmaksujärjestelmä Primaan.

Henkilöstöpalvelut tallentavat luottamushenkilöiden ja ulkopuolisten kouluttajien palkkioiden maksuun liittyvät tiedot Prima-järjestelmään. 

Siviilipalvelusvelvollisen tietoja siirtyy SivariWeb-järjestelmästä (henkilön perustiedot, 
siviilipalveluksen kesto). Henkilöstöpalvelut tallentavat siviilipalvelusvelvollisen palkkionmaksuun liittyvät tiedot Prima-järjestelmään. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Palkkioiden maksatukseen liittyviä tietoja käsitellään palkanmaksujärjestelmä Primassa. Sieltä 
siirretään tietoja seuraavasti:

Sisäiset liittymät

SairaalaPrima sisältää tiedostotason liittymät seuraaviin sisäisiin järjestelmiin:

• työvuorosuunnitteluohjelma MD Titania
• lääkäripäivystysjärjestelmä MD Web Titania
• työvuorotoiveet MD Web Titania 
• Acute TT2000+ työterveyshuollon järjestelmä
• asiakaslaskutusjärjestelmä Asla, lääkäritodistuslaskutuksen vuoksi
• kulunvalvonta-, työajan seuranta Timecon
• kulkuoikeudet Flexim
• henkilötiedot Safir
• puhelinvaihteen järjestelmä Lii
• käyttäjärekisteri AD/ 2M-IT Oy
  • Henkilöstön käyttöoikeuksien voimassaolon ylläpitoon 
  • Henkilön nimikkeen ylläpitoon 
  • Organisaatiorakenteen ylläpitoon 
• Sympa HR
• HRM lomakäsittely
• kulkuavainten tilaussovellus
• kirjanpitojärjestelmä Fina
• tilastointijärjestelmä Primaraportointi
• tilastointia varten Tietovarasto DW

Ulkoiset liittymät

SairaalaPrima sisältää tiedostotason liittymät ulkoisiin sidosryhmiin. Ulkopuolisille sidosryhmille toimitettavat tiedot ajetaan Prima-palvelimen levylle, josta ne automaattisesti siirtyvät edelleen CGI:lle erikseen tehdyn sopimuksen mukaisesti edelleen toimitettavaksi tai TYVI/Siirinet-palvelun kautta. 

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille sidosryhmille seuraavasti:

• Siviilipalvelusmiesten osalta Länsirannikon työterveys Oy henkilöiden perustiedot, (nimi, hetu, osoite, ammatti, työyksikkö, palveluyksikkö), 
• pankit: maksatustiedot suorasiirtona SairaalaPrimasta CGI:n kautta jakajapankkina toimivaan Danske Bankiin.
• tiedot perityistä jäsenmaksuista TYVI-palvelun kautta suoraan ammattijärjestöille
• puoluetoimistot tiedot perityistä puolueveroista neljännesvuosittain
• veroviranomaiset: tiedot toimitetuista ennakonpidätyksistä Siirinet-palvelun kautta. Tulorekisteriin lähetettyjä tietoja käsittelevät myös muut viranomaiset esimerkiksi Kela, 
  työttömyysvakuutusrahasto ja työeläkelaitokset.
• tilastokeskus: henkilö- ja palvelussuhde sekä palkkatiedot eri tilastopyynnöissä

Ulkopuolisten koulutuspalkkioista siirretään tietoja taloushallinnon palvelukeskukseen silloin kun laskuttajana on yritys tai maksetaan matkakuluja. 

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytys

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen arkistonmuodostussuunnitelman mukaan.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tietojen suojauksessa noudatetaan Varhan tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. 
SairaalaPriman käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät järjestelmän lokitietoihin, josta ne ovat tarvittaessa saatavilla 2M-IT Oy:n kautta. Käyttöoikeudet annetaan esimiehen kirjallisen pyynnön mukaisesti. SairaalaPriman käyttöoikeuksia annetaan pyyntöjen mukaan hallinnollisille sihteereille (katselu ja rajattu tallennusoikeus), palkanlaskijoille (katselu ja tallennusoikeus) ja esimiehille katseluoikeus. Käyttöoikeuksia annetaan määräajaksi tai toistaiseksi voimassaolevina. Toistaiseksi voimassa olevat käyttöoikeudet lakkautetaan, kun tieto henkilön palvelussuhteen päättymisestä tai siirtymisestä toisiin tehtäviin saapuu henkilöstöpalveluihin SairaalaPriman pääkäyttäjälle.

Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Henkilöiden tietoihin pääsevät ne henkilöt, joille on työnsä puolesta annettu käyttöoikeudet tarkastella tai muokata kyseisiä tietoja.

SairaalaPriman tietoihin on pääsy 2M-IT:llä ja ohjelmantoimittajalla CGI:llä.

SairaalaPrima-järjestelmää siivotaan vuosittain. Yli viisi vuotta vanhat palkka- ja 
palvelussuhdetiedot poistetaan ja palvelujaksotiedot (nimike, yksikkö ja palvelujakson 
päivämäärätiedot) siirretään SairaalaPriman nimikirjapuolelle, jossa niitä säilytetään 
arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Palkkakortit tulostetaan kerran vuodessa sähköisessä muodossa ja arkistoidaan pysyvästi.

Varmuuskopioinnit tehdään useamman kerran päivässä 2M-IT:n toimesta.

Munuaalista rekisteriä säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä näitä tietoja. Säilytyksestä ja tietojen käsittelystä vastaa henkilöstöpalvelut.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys: 
8.5.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Roidu-asiakaspalautejärjestelmä

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue

Rekisterin vastuuhenkilö

Järjestämisjohtaja Antti Parpo

Rekisterin yhteyshenkilö

Asiantuntija Marjo Marjamäki, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Rekisterin käyttötarkoitus on Roidu-asiakaspalautejärjestelmän toteuttaminen. Palvelussa lähetetään, käsitellään ja tilastoidaan palautteita. Palveluun voi jättää palautteen ilman yhteystietoja. Vaihtoehtoisesti palveluun voi jättää palautteen antamisen yhteydessä palautteen antajan yhteystiedot. Yhteystietojen jättäminen on suostumus tietojen keräämiseen. Yhteystietojen jättäneet käyttäjät saavat sähköpostilla palautteisiin vastaukset omaan palautteeseensa liittyen.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Palautteita käsiteltäessä palautteen käsittelijä ja palautteeseen vastaaja saavat tietoonsa palautteenantajan jättämät tiedot: 

• Nimi
• Sähköpostiosoite ja / tai puhelinnumero
• Palautteen käsittelyyn liittyvä yhteydenpitotoive
• Annetun palautteen tiedot
• Palautteiden käsittelyvaiheet ja vastaukset

Tiedot vaihtelevat palautekohtaisesti.

Palauteraportoinnissa V-S hyvinvointialueella raportoidaan saapuneiden palautteiden määriä, NPS tietoja ja palautteenantajan jättämät avoimet palautetekstit. Nämä tiedot ovat käytettävissä V-S hyvinvointialueen sisällä, sillä palvelualueella, jolle palaute on osoitettu.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Palautteenantaja.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Kuukausittain palauteraportoinnin yhteydessä hyvinvointialueen johdolle, tulosaluejohdolle, tulosryhmäjohdolle, palvelualueiden johdolle ja palveluyksiköiden johdolle sen mukaisesti mihin tulosalueeseen palaute.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Ei.

Henkilötietojen säilytys

Palautteen antajan henkilötiedot säilytetään järjestelmässä kuusikuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tiedot ylläpidetään Roidu-asiakaspalautejärjestelmässä, jossa ne on suojattu käyttövaltuuksin.

Rekisterin henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietoihin pääsy on vain määrätyillä henkilöillä ja heiltäkin vaaditaan kirjautumista järjestelmään.

Tietojen antajalla on oikeus saada tarkistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja | Varha

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
Turussa 21.10.2024

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kiinteistöiden kameravalvontajärjestelmät

Rekisterin kohdentuminen:

1. Varsinais-Suomen hyvinvointialueen omistamia ja hallinnoimia tallentavia kameravalvontajärjestelmiä sekä 
2. hyvinvointialueen vuokraamissa tiloissa olevia kameravalvontajärjestelmiä, joiden omistus- ja hallinnointi on kiinteistön omistajalla.

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue
PL 52, 20521 Turku

Rekisterin vastuuhenkilö

Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Kiinteistöpalvelut tekninen johtaja

Rekisterin yhteyshenkilö

Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Kiinteistöpalvelut turvallisuussuunnittelija

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Sen lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä Varvinais-Suomen hyvinvointialueen työntekijöiden, asiakkaiden, potilaiden, asukkaiden sekä henkilökunnan turvallisuutta sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

1. työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden 
   turvaaminen
2. omaisuuden suojaaminen
3. tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen
4. turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen

Työnantaja voi kohdentaa kameravalvonnan tiettyyn työpisteeseen, jossa työntekijöitä työskentelee, jos tarkkailu on välttämätöntä (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 16 §):

1. työntekijän tai muiden tiloissa oleskelevien henkilöiden väkivallan uhan tai 
   hänen turvallisuudelleen tai terveydelleen ilmeisen haitan tai vaaran ehkäisemiseksi
2. omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi, jos työntekijän tehtävän olennaisena osana on käsitellä arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta, kuten rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä
3. työntekijän etujen ja oikeuksien varmistamiseksi, jos kameravalvonta perustuu tarkkailun kohteeksi tulevan työntekijän pyyntöön ja asiasta on sovittu työnantajan ja työntekijän välillä.

Työnantajalla on oikeus käyttää tallenteita (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 17 §):

1. työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi
2. naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun, yhdenvertaisuuslaissa tarkoitetun häirinnän taikka työturvallisuuslaissa tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja 
   toteennäyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu syy epäillä työntekijän syyllistyneen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen
3. työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa 
   aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Rekisteriin tallentuvat tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Ääntä ei tallenneta.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Kameravalvontajärjestelmien tuottamat kuvat ja videokuva. Ei muita ulkopuolisia säännönmukaisia tietolähteitä.

Kameroiden sijoittelu on hyvinvointialueen hallinnoimien järjestelmien osalta arvioitu erikseen järjestelmän suunnitteluvaiheessa. Arvio perustuu kohteen riskienarviointiin ja tilojen toiminnalliseen suunnitteluun. Kamerat on sijoitettu pääsääntöisesti sisäänkäynneille, yleisiin tiloihin, kulkureiteille ja piha-alueille sekä erityisen valvontatarpeen vuoksi tiettyihin toiminnallisten tai taloudellisten syiden vuoksi haavoittuviin kohteisiin.

Rekistereihin tallentuvat kameravalvonnan kattamilla alueilla liikkuvien ja oleskelevien henkilöiden kuvat.

Lääkehuoneiden ja lääkkeenjakopisteiden sekä muiden yksittäisiksi työpisteiksi tulkittavien 
tilojen tallentava kameravalvonta perustuu työntekijän työhön liittyvän ilmeisen väkivallan 
uhkan ehkäisemiseen sekä omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseen ja selvittämiseen työpisteissä, joissa työntekijän tehtävänä on käsitellä laadultaan tai arvoltaan merkittävää omaisuutta.

Rekisteri muodostuu tarpeellisiin paikkoihin sijoitettujen kameroiden välittämistä digitaalisesta tallenteesta. Pääsääntöisesti kamerat kuvaavat rakennusten ulkoseiniä, sisäänmenoväyliä, auloja, käytäviä, asiakastiloja ja yleisiä asukastiloja.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei säännönmukaisia henkilötietojen luovutuksia. Rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan 
erikseen pyydettäessä poliisi- tai muulle tutkintaa suorittavalle viranomaiselle rikosten, 
vaaratilanteiden ja onnettomuuksien ennalta ehkäisemiseksi sekä tapahtuneiden rikosten, 
vaaratilanteiden ja onnettomuuksien tutkinnan edistämiseksi.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia tai tietojen siirtoa Euroopan unionin tai Euroopan 
talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytys

Tallenteita säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi. Pääsääntöisesti tallentuneet tiedot poistuvat rekisteristä automaattisesti 1-10 viikon kuluessa, ellei siihen mennessä ole ilmennyt/esitetty perustetta tietojen pidemmälle säilytysajalle. Tällainen erityinen peruste voi olla esimerkiksi rikosepäilyn selvittäminen tai 
rikoksen tutkinnan edistäminen.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Tallenteiden käsittelyyn oikeutetut henkilöt on määritelty ja rajattu tallentavan kameravalvonnan toimintasuunnitelmassa. Kaikkien kiinteistöjen tallentimet on sijoitettu lukittuihin tiloihin. Tallenteiden käsittelyyn käytettävät laitteet ja järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Varhan tietosuojaperiaatteet on määritelty Varhan tietosuojapolitiikassa ja tietoturvaperiaatteet Varhan tietoturvapolitiikassa.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
11.8.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Auria Biopankin Koodirekisteri 

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue, 
PL 52, 20521 Turku, p. 02 313 0000

Rekisterin vastuuhenkilö

Lila Kallio, johtaja Auria Biopankki

Rekisterin yhteyshenkilö

Lila Kallio, [email protected], PL 52, 20521 Turku, p. 050 578 0815

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Koodirekisteri on sähköisen tietojenkäsittelyn avulla yksityisyyden suojan varmistamiseksi pidettävä henkilörekisteri. Henkilötunnukset korvataan biopankin antamalla koodilla ja koodi-henkilötunnuspari säilytetään koodirekisterissä. Muissa biopankin ylläpitämissä rekistereissä näyte ja siihen liittyvä tieto esiintyy näin annetulla koodilla. Koodirekisterin avulla näyte- ja tietorekisterissä sekä suostumusrekisterissä oleva tieto voidaan yhdistää. Biopankilla on biopankkilain (688/2012) 20§:n ja 23§:n mukaan oikeus ylläpitää biopankkitutkimuksia varten henkilötietorekistereitä, joista yksi on koodirekisteri. Tietojen käsittelyn oikeusperuste on henkilön antama suostumus sekä tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan e alakohta sekä 9 artiklan 2 kohdan g alakohta.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Rekisteröityjä ovat kaikki ne henkilöt, jotka ovat antaneet biopankkisuostumuksen tai joiden näyte on siirretty ns. vanhana näytteenä biopankkiin. 

Koodirekisteriin kerätään ja talletetaan:

• henkilön koko nimi ja henkilötunnus
• henkilötunnukseen liitetty Auria Biopankin antama koodi

Henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, voidaan yksilöidä terveydenhuollon toimintayksikön tilapäisellä tunnuksella. Tällöin tulee kyetä yhdistämään tilapäinen henkilötunnus myöhemmin annettavaan viralliseen henkilötunnukseen.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Koodirekisteri tuotetaan määrävälein tai tarvittaessa Auria Biopankin ylläpitämän suostumusrekisterin pohjalta siten, että vain niille henkilöille, joista on suostumusrekisterissä joko voimassaoleva suostumus tai merkintä biopankkilain 13§:n mukaisesta vanhojen näytteiden siirtomenettelystä, luodaan koodi. Jos henkilö peruu suostumuksensa, hänen koodinsa poistetaan koodirekisteristä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta biopankin ulkopuolelle.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytys

Säilytetään näytteen ja siihen liittyvän tiedon käytön ajan tai vähintään 25 vuotta sen biopankkitutkimuksen päättymisen jälkeen, johon näyte ja/tai tiedot on luovutettu.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Rekisteriä ylläpidetään Varhan tietojärjestelmässä. Järjestelmään on kirjauduttava henkilökohtaisin tunnuksin (käyttäjätunnus/salasana). Oikeus päästä järjestelmään ja tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin vain Auria Biopankin niille työntekijöille, joiden on toimenkuvansa mukaisten työtehtäviensä hoitamiseksi tarpeen päästä tietoihin. Biopankin johtaja myöntää käyttöoikeudet työntekijän toimenkuvan mukaisesti. 

Tietokoneet, joilta on mahdollista päästä järjestelmään, ovat Varhan tietoturvakäytäntöjen mukaisesti joko elektronisen kulunvalvonnan takana tai lukittavissa huoneissa, joihin kulkua valvotaan valvontakameralla. 

Asiakirjojen suojauksessa sovelletaan valtionhallinnon suojaustason III mukaisia tietoturvallisuusvaatimuksia.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Biopankkikoodia ei luovuteta rekisteröidylle. 

Muihin tietoihin pätee biopankkilain (688/2012) 39§, jonka mukaan rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstä saada tieto siitä, säilytetäänkö biopankissa häntä koskevia näytteitä, säilyttämisen perusteesta ja siitä mistä häntä koskevia tietoja on saatu ja mihin hänestä otettuja näytteitä ja näytteisiin liittyviä tietoja on luovutettu tai siirretty biopankista. Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada terveydentilaansa koskeva näytteestä määritetty tieto sekä tietoa annettaessa on tarjottava mahdollisuus saada selvitys tiedon merkityksestä. Yllä mainittuja koskeva pyyntö on tehtävä kirjallisesti. Lomakkeen saa pyydettäessä biopankista [email protected], puhelimitse p. 050 578 0815.

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
28.08.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Auria Biopankin Näyte-ja tietorekisteri 

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Hyvinvointialue, PL 52, 20521 Turku, p. 02 313 0000

Rekisterin vastuuhenkilö

Lila Kallio, johtaja, Auria Biopankki

Rekisterin yhteyshenkilö

Lila Kallio, johtaja, [email protected], p. 050 578 0815

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Näyte- ja tietorekisteriä ylläpidetään biopankkitutkimusta ja -toimintaa varten. Se on sähköisen tietojen käsittelyn avulla näytteiden ja niihin liittyvän tiedon ylläpidon ja käytön biopankkitoiminnassa sekä biopankkitoiminnan seurannan ja arvioinnin mahdollistamiseksi pidettävä rekisteri.

Biopankilla on biopankkilain (688/2012) 20§:n ja 22§:n mukaan oikeus ylläpitää näyte- ja tietorekisteriä.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on henkilön antama suostumus sekä tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan e alakohta sekä 9 artiklan 2 kohdan g alakohta. Tietojen tutkimuskäyttö perustuu lisäksi EU:n tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan i ja j alakohtiin.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Näyte- ja tietorekisterissä on tietoa niistä rekisteröidyistä, joista on biopankkilain (688/2012) 11§:n mukainen suostumus tai, jotka eivät ole 13§:n mukaisesti kieltäneet näytteiden siirtoa biopankkiin, ja joista on näyte biopankissa. 

Tietoa on neljän tyyppistä: 1) näytteenantajan yleistä tietoa, 2) näytteeseen liittyvää tietoa, 3) näytteenantajan terveystietoa sekä 4) näytteeseen liittyvää tutkimustietoa. 

1. Yleistä tietoa ovat 
   • näytteenantajan henkilökohtainen koodi, sukupuoli, syntymäaika
   • näytteenantajan mahdollinen kuolinaika sekä kuolinsyy
   • tieto annetun suostumuksen tyypistä
2. Näytteeseen tai sen tekniseen tallenteeseen liittyvää tietoa ovat
   • näytteen tyyppi, näytteenoton ajankohta, näytteen käsittelyhistoria
   • näytteeseen liittyvä diagnostinen tieto
   • näytteeseen liittyvä lausuntoteksti
3. Näytteenantajan terveystietoa ovat esimerkiksi
   • näytteenantajasta tehdyt diagnoosit aikaleimoineen
   • näytteenantajalle tehdyt lääketieteelliset toimenpiteet aikaleimoineen
   • näytteenantajalle annetut lääkehoidot ja annokset aikaleimoineen
   • näytteenantajalle annetut sädehoitokerrat ja annokset aikaleimoineen
   • näytteenantajalle tehtyjen laboratoriomittausten tulokset ja mittausten raja-arvot 
     aikaleimoineen
   • näytteenantajan osastohoitojen alku- ja loppuajankohta sekä osastohoitojen erikoisalat
   • näytteenantajan poliklinikkakäyntien ajankohdat sekä erikoisalat
   • näytteenantajalle tehdyt kuvantamis- ja muut tutkimukset ja niiden tekniset tallenteet sekä kirjatut tulokset aikaleimoineen
   • näytteenantajalle annettujen verivalmisteiden tiedot aikaleimoineen
4. Näytteeseen liittyvää tutkimustietoa ovat
   • biopankkitutkimuksissa saadut tutkimustulokset

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Auria Biopankin omistajaorganisaatioiden potilasrekisterit.

Päättyneet biopankkitutkimukset, joista tutkija toimittaa biopankkitutkimuksessa syntyneet tiedot MTA-sopimuksessa määritettyjen ehtojen mukaisesti biopankkiin. 

Vanhat tutkimukset, joiden aineisto (näytteet tietoineen) tutkija/tutkimusryhmä on siirtänyt biopankkiin biopankkilain 13§ mukaisella käytännöllä. 

Vanhat diagnostiset näytteet, joihin liittyvät tiedot terveydenhoitoyksikkö on siirtänyt biopankkiin biopankkilaki n 13§:n mukaisella käytännöllä

Tietoja voidaan saada myös näytteenantajalta itseltään.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan biopankkitutkimuksiin hakijoille biopankkilain 26- 27§:n ja 29§:n mukaisesti tai muulle rekisterinpitäjälle 28§:n mukaisesti, jos muun rekisterinpitäjän ylläpitämien henkilörekisterien tietojen yhdistäminen biopankin näytteisiin tai tietoihin on perusteltua tutkimuksen toteuttamiseksi.

Tutkimukseen voidaan luovuttaa kaikki se näyte- ja tietorekisterissä oleva tieto, joka on tutkimuksen suorittamiseksi tarpeen.

Luovutuksen peruste on näytteenantajan suostumus, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan e alakohta sekä 9 artikla 2 kohdan g alakohta. Tutkimuskäyttö perustuu lisäksi tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan i ja j alakohtiin. 

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Auria Biopankki voi tehdä näyte- ja tietoluovutuksen sellaiselle EU:n tai ETA:n ulkopuoliselle biopankkitutkimushankkeelle, joka toteuttaa biopankkilain 27§:n mukaiset vaatimukset tutkimukselle, eli tutkimuksesta on Auria Biopankin tieteellisen ohjausryhmän hyväksymä tutkimussuunnitelma sekä tutkimuslaissa tarkoitetun toimivaltaisen eettisen toimikunnan puoltava lausunto tai muu luovutuksen edellytysten arvioimiseksi tehty tarpeellinen selvitys sekä selvitys näytteiden ja tietojen käsittelystä. Lopullisen luovutuspäätöksen tekee biopankin johtaja. 

Luovutuksia voidaan toteuttaa, jos EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, tai jos luovutuksissa noudatetaan EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai jos rekisteröity on antanut suostumuksen näytteiden ja tietojen siirtämiseen. 

Henkilötietojen säilytys

Suostumuksen voimassaoloaika tai vähintään 25 vuotta sen biopankkitutkimuksen päättymisestä, johon näyte ja tiedot on luovutettu. 

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Rekisteriä ylläpidetään Varhan tietojärjestelmässä sähköisesti. Järjestelmään on kirjauduttava henkilökohtaisin tunnuksin. Oikeus päästä rekisteriin ja tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin vain Auria Biopankin niille työntekijöille, joiden on työtehtäviensä hoitamiseksi tarpeen päästä tietoihin. Biopankin johtaja myöntää käyttöoikeudet työntekijän toimenkuvan mukaisesti. 

Tietokoneet, joilta on mahdollista päästä järjestelmään, ovat Varhan tietoturvakäytäntöjen mukaisesti joko elektronisen kulunvalvonnan takana tai lukittavissa huoneissa, joihin kulkua valvotaan valvontakameralla. 

Asiakirjojen suojauksessa sovelletaan valtionhallinnon suojaustason III mukaisia tietoturvallisuusvaatimuksia.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Biopankkilain (688/2012) 39§:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstä saada tieto siitä, säilytetäänkö biopankissa häntä koskevia näytteitä, säilyttämisen perusteesta (suostumus/ilmoitusmenettely) ja siitä mistä häntä koskevia tietoja on saatu ja mihin hänestä otettuja näytteitä ja näytteisiin liittyviä tietoja on luovutettu tai siirretty biopankista. Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada terveydentilaansa koskeva näytteestä määritetty tieto sekä tietoa annettaessa on tarjottava mahdollisuus saada selvitys tiedon merkityksestä. 

Pyyntö on tehtävä biopankille kirjallisesti. Lomakkeen saa pyydettäessä biopankista 
[email protected] tai p. 050 578 0815.

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
28.08.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Auria Biopankin Suostumusrekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Hyvinvointialue, PL 52, 20521 Turku, p. 02 313 0000

Rekisterin vastuuhenkilö

Lila Kallio, johtaja, Auria Biopankki

Rekisterin yhteyshenkilö

Lila Kallio, johtaja, [email protected], p. 050 578 0815

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Suostumusrekisteri on sähköisen tietojen käsittelyn avulla näytteiden käytön perusteen hallinnoimiseksi ja itsemääräämisoikeuden (kielto/suostumus) toteutumisen turvaamiseksi pidettävä henkilörekisteri. Biopankkilain (688/2012) 20§ ja 22§ mukaan biopankilla on oikeus ylläpitää suostumusrekisteriä biopankkitutkimusta varten. 

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on henkilön antama suostumus tai kielto sekä tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohdan e alakohta sekä 9 artiklan 2 kohdan g alakohta.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, jotka ovat antaneet joko biopankki-suostumuksen, biopankkikiellon tai niiden peruutuksen joko omasta, alaikäisen lapsensa tai läheisensä puolesta. Rekisteröityjä ovat myös henkilöt, joiden näytteitä on siirretty ns. vanhoina näytteinä biopankkiin joko julkisella tiedonantomenettelyllä tai henkilökohtaisella tiedonannolla biopankkilain 13§:n mukaisesti. 

Suostumusrekisteriin talletetaan:

1. Suostumuksen, kiellon tai peruutuksen tehneiden
   • yksilöintitiedot (henkilötunnus, koko nimi, osoite)
   • asiakirjan tyyppi, (suostumus, kielto, suostumuksen peruutus, vanhojen näytteiden siirron kielto tai suostumus)
   • saapumisajankohta biopankkiin kaikista ja biopankkikielloista asiakirjan 
     antamisajankohta
   • tieto asiakirjan versiosta
   • jos kyse suostumuksesta, tieto suostumuksen yhteydessä annetun selvityksen versiosta ja sisällöstä
   • tieto siitä, voiko biopankki ottaa yhteyttä näytteen/suostumuksen antajaan ilmoittaakseen biopankkitutkimuksen yhteydessä mahdollisesti löytyneestä kliinisesti merkittävästä löydöksestä
   • tieto siitä, voiko biopankki ottaa yhteyttä näytteen/suostumuksen antajaan siinä tapauksessa, että halutaan lisänäyte tai suostumus sellaiseen tutkimukseen, jota biopankkisuostumus ei kata
2. Vanhoina näytteinä biopankkiin siirrettyjen näytteiden osalta
   • tieto siirtoa koskevasta kiellosta tai suostumuksesta 
   • tieto siirtoa koskevan tiedotteen sisällöstä 
   • tieto näytteen käytön perusteesta ja edellytyksistä, jos perusteena ei ole biopankkilain 11§:ssä tarkoitettu suostumus
   • tieto näytteen siirtäneestä yksiköstä tai tahosta ja siirrettyjen näytteiden käytön edellytyksistä

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Tiedot talletetaan biopankin vastaanottamista kirjallisista suostumuksista, kielloista tai peruutuksista sekä vanhojen näytteiden siirtoa koskevista suostumuksista tai kielloista. Tiedot ovat peräisin lomakkeiden täyttäneiltä henkilöiltä itseltään tai heidän puolestaan toimimaan oikeutetuilta henkilöiltä (esim. alaikäisen huoltaja). Vanhojen näytteitä koskevia tietoja saadaan myös näytteet siirtävältä terveydenhoitoyksiköltä tai tutkimusryhmältä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tieto henkilön tekemästä suostumuksesta tai kiellosta annetaan sairaanhoitopiirin potilastietojärjestelmään, jotta henkilöltä ei kysytä suostumusta/kieltoa toistuvasti tai hänen näytteitään ei siirretä biopankkiin, mikäli hän on tehnyt kiellon. 

Muutoin tietoja ei luovuteta biopankin ulkopuolelle. 

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytys

VN asetuksen 643/2013 mukaan tieto säilytetään pysyvästi.

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Rekisteriä ylläpidetään Varhan tietojärjestelmässä. Järjestelmään on kirjauduttava henkilökohtaisin tunnuksin (käyttäjätunnus/salasana). Oikeus päästä järjestelmään ja tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin vain Auria Biopankin niille työntekijöille, joiden on toimenkuvansa mukaisten työtehtäviensä hoitamiseksi tarpeen päästä tietoihin. Biopankin johtaja myöntää käyttöoikeudet työntekijän toimenkuvan mukaisesti. 

Tietokoneet, joilta on mahdollista päästä järjestelmään, ovat Varhan tietoturvakäytäntöjen mukaisesti joko elektronisen kulunvalvonnan takana tai lukittavissa huoneissa, joihin kulkua valvotaan valvontakameralla. 

Asiakirjojen suojauksessa sovelletaan valtionhallinnon suojaustason III mukaisia tietoturvallisuusvaatimuksia. Alkuperäiset, allekirjoitetut paperiset asiakirjat talletetaan lukittaviin metallisiin arkistokaappeihin, jotka ovat sijoitettuna biopankin sellaiseen tilaan, johon pääsy on rajoitettu vain niille, jotka käsittelevät suostumusasiakirjoja toimenkuvansa mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Biopankkilain (688/2012) 39§:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstä saada tieto siitä, säilytetäänkö biopankissa häntä koskevia näytteitä, säilyttämisen perusteesta (suostumus tai ilmoitusmenettely) ja siitä mistä häntä koskevia tietoja on saatu ja mihin hänestä otettuja näytteitä ja näytteisiin liittyviä tietoja on luovutettu tai siirretty biopankista. Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada terveydentilaansa koskeva näytteestä määritetty tieto sekä tietoa annettaessa on tarjottava mahdollisuus saada selvitys tiedon merkityksestä. 

Pyyntö on tehtävä kirjallisesti. Lomakkeen saa pyydettäessä biopankista [email protected] tai puhelimitse p. 050 578 0815.

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
28.08.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Auria Biopankin yhteydenottorekisteri

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Hyvinvointialue, PL 52, 20521 Turku, p. 02 313 0000

Rekisterin vastuuhenkilö

Lila Kallio, johtaja, Auria Biopankki

Rekisterin yhteyshenkilö

Lila Kallio, johtaja, [email protected], p. 050 578 0815

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Rekisteriin tallentuvia tietoja käsitellään, jotta voidaan vastata Auria Biopankin internet-sivujen www.auria.fi/biopankki/ kautta lähetettyihin yhteydenottopyyntöihin. 

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklaan, alakohta 1(a): rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa eritystä tarkoitusta varten. Suostumus käsittelyyn syntyy, kun henkilö lähettää yhteydenottopyyntölomakkeen, jolla antaa henkilötietojaan. 

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Yhteydenottopyyntölomakkeen lähettäjästä kerätään seuraavat tiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Organisaatio
• Muu ennalta määrittelemätön henkilötieto, jonka käyttäjä mahdollisesti syöttää viestikenttään.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Tietoja kerätään yhteydenottopyyntölomakkeen lähettäjältä itseltään.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta biopankin ulkopuolelle.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytys

Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. 

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Rekisteriä ylläpidetään Louhi Net Oy ja CSC - Tieteen tekniikan keskus Oy:n palvelimilla.

Auria Biopankin työntekijöiden oikeus päästä järjestelmään ja tietoihin on rajattu käyttöoikeuksin niille työntekijöille, joiden on toimenkuvansa mukaisten työtehtävien hoitamiseksi tarpeen päästä tietoihin. Biopankin johtaja myöntää käyttöoikeudet.

Täyttämällä yhteydenottopyyntölomakkeen tiedot ja lähettämällä se biopankkiin käyttäjät hyväksyvät käyttöehdot. 

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Oikeus: 

• saada tietoa henkilötietojensa käytöstä
• saada pääsy henkilötietoihinsa
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• tietojen käsittelyn rajoittamiseen
• vastustaa tietojen käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected]. 

Päiväys:
28.08.2023

Tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Onnikka-interventio

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) sekä 
sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja käsittelevän lain (2023/703) edellyttämiä tietoja 
henkilötietojen käsittelystä.

Seloste koskee kaikkia Onnikka-interventioon hakeutuvia, joiden tietoja käsitellään 
interventiossa käytössä olevissa ohjelmistoissa, jotka ovat Webropol, Omaolo sekä 
Onnikka. 

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue

Rekisterin yhteyshenkilö

Mari-Anne Mahkonen, Keskitetyn etäpalvelutuotannon yksikön päällikkö
[email protected] p. 044 710 4809

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
Terveydenhuollolliset painonhallintaan liittyvät tehtävät, joista tehdään potilaskirjaukset.

Kuuluu lakisääteisen toiminnan, hyvinvointialueen perustehtävän piiriin.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Henkilötiedot kerätään Varhan nettisivuille tulevalla Webropol-linkillä. Webropolilla 
kysytään henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero ja suostumus Omaolon asioinnin 
luomiseen. Omaolossa käytetään hyvinvointitarkatusta asiakkaan tilanteen 
kartoittamiseen. 

Omaoloon kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuspalvelulla, jolloin palvelu hakee 
väestötietojärjestelmästä henkilötiedot. Asioinnin yhteydessä henkilöä koskevien 
potilastietojen tai sosiaalihuollon asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii tässä tilanteessa 
Varsinais-Suomen hyvinvointialue (Varha). Varha käsittelee henkilötietoja lakisääteisen 
tehtävän perusteella, kuten sosiaali- ja terveydenhuollon potilas- ja asiakassuhteeseen 
liittyen. Käsittely perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntöön.

Onnikka kerää seuraavia henkilötietoja: Nimi, sähköposti, sukupuoli, ikä, pituus ja paino. 
Lisäksi sovellus tarvitsee tietoa ruokavalinnoista, ruokailurytmistä, liikuntarytmistä sekä 
muista vastaavista elämäntapatiedoista. Mahdollisten sovellusvirheiden havaitsemiseen ja 
palveluestohyökkäysten torjuntaan Onnikka kerää myös tietoa IP-osoitteesta.

Säännönmukaiset henkilötietojen lähteet

Saadaan henkilöltä itseltään, Suomi.fi-tunnistuspalvelu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ja Onnikka Healthin välillä ei luovuteta henkilötietoja. 
Onnikka laatii anonymisoituja tilastoraportteja sovelluksen käytöstä, jotka lähetetään 
Varhalle.

Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Omaolo, Onnikka, Webropol tai Varsinais-Suomen hyvinvointialue ei siirrä henkilötietoja 
EU-tai ETA-maiden ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytettään Onnikka-sovelluksen käytön ajan ja mahdollisesta loppukyselyä 
varten vuoden 2027 loppuun. Onnikka sovelluksessa tietoja säilytetään 6 kuukautta 
käyttäjätilin poistamisen jälkeen.

Webropol säilyttää henkilötietoja kyselyn poistamisen jälkeen 1 kuukauden ajan 
varmuuskopiona, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Omaolo tallentaa hyvinvointi- ja tietohallintorekisterin tiedot 10 vuoden ajan, ja Omaolon 
palautteet säilyvät palauterekisterissä 2 vuoden ajan.

Terveydenhuollon ammattilainen tekee potilastietojärjestelmään kaikki Onnikkaan liittyvät 
kirjaukset, tällöin täyttyy sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelyä koskeva 
lainvaatimus (703/2023, §17). Tällaisia kirjauksia ovat esimerkiksi aloitusvastaanotto, 
mahdolliset kontrollit sekä Onnikka-intervention päättyminen. 

Henkilötietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Henkilötietoja käsitellään suojatussa tilassa, jolloin ulkopuoliset eivät pääse niitä 
näkemään.

Kysely toteutetaan Varhan Wepropolin kautta ja käytössä on suojattu yhteys.

Onnikan ja tämän alihankkijoiden kaikki palvelimet sijaitsevat EU/ETA-alueella, joissa on 
Euroopan Unionin komission toimesta määritelty vaadittava tietosuojan taso GDPR:n 
näkökulmasta. Kaikki käyttäjätiedot säilytetään sovelluksessa salatussa muodossa.
Webropol täyttää GDPR:n ja tietoturvan asettamat vaatimukset, sekä heidän ISO27001-
sertifioidut palvelimet sijaitsevat Suomessa.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Tietosuoja

Tietosuojavastaava

Voit tarvittaessa olla yhteydessä myös tietosuojavastaavaamme: [email protected].

Päiväys:
21.2.2024

Turun yliopiston yleislääketieteen erikoislääkärikouluttajat ja lähiohjaajat -tietokanta

Rekisterinpitäjä

Nimi:
Varsinais-Suomen hyvinvointialue

Osoite:
PL 52
20521 TURKU

Yhteystiedot:
Sote-palveluiden vaihde (Turku), p. 02 266 0000
Sote-palveluiden vaihde (muut alueet), p. 02 772 3111
Faksi: 02 313 3613
Kirjaamon sähköposti: [email protected]

Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelujohtaja Susanna Laivoranta-Nyman

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sähköposti: [email protected]

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Suunnittelija Lilly Hiippavuori, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yleislääketieteen erikoislääkärikouluttajien ja lähiohjaajien tietoja kerätään Turun yliopiston yleislääketieteen oppiaineen ja Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen yleislääketieteen jatkokoulutustiimin järjestämiin koulutuksiin ilmoittautuneista ja osallistuneista sekä em. tahojen toteuttamiin kyselyihin vastanneista. Lisäksi kerätään tietoa Turun yliopiston yleislääketieteen lähiohjaaja- ja erikoislääkärikouluttajaoikeuksien haltijoista (voimassa olevat ja päättyneet oikeudet). 

Tietoja käytetään

• tiedottamisessa tulevista tapahtumista ja ajankohtaisista asioista
• muistutettaessa ohjaaja- ja kouluttajaoikeusien päättymisestä ja uudelleenhausta
• yleislääketieteen ammatillisen jatkokoulutuksen kehittämisessä
• kun tarkastetaan terveyskeskuksissa suoritettujen koulutusjaksojen monipuolisuutta
  kuvaavia todistuksia, joiden tulee olla akkreditoitujen lähiohjaajien tai erikoislääkärikouluttajien allekirjoittamia
• koulutussopimuksen mukaiseen ohjauksen palkkioon oikeutettujen lähiohjaajien ja 
  erikoislääkärikouluttajien ilmoittamiseen hyvinvointialueen henkilöstöpalveluille

Henkilötietojen käsittelyn tarve johtuu rekisterinpitäjän lakisääteisestä velvoitteesta (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2021, 32§ ja 36§). 

Henkilötietojen käsittelyn perusta

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia 2018/1050 (4§ 2-kohta) ja EU:n tietosuoja-asetusta 2016/679 (6 artikla 1e-kohta).

Rekisterin tietosisältö

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Toimipiste
• Alue
• Rooli (esim. koulutusylilääkäri/johtava lääkäri/koulutusvastaava)
• Lisätiedot
• Valmennustaso ja suoritusajankohta (esim. Orientoidu ohjaukseen, EL-kouluttajavalmennus, Pitkä ohjaajakoulutus)
• Täydennyskoulutuksiin osallistuminen (esim. ohjauksen iltapäivät, PROYle, Duodecim lääkärikouluttajien kesäkoulu, muu mahdollinen täydennyskoulutus)
• Kouluttajana/ohjaajana toimiminen (lähiohjaajaoikeus, erikoislääkärikouluttajaoikeus, ei ohjaa) ja oikeuden saantipäivämäärä

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse (ilmoittautumiset tilaisuuksiin ja vastaaminen kyselyihin) sekä Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen jatkokoulutustiimin ja Turun yliopiston yleislääketieteen oma koulutussopimuksen toteuttamiseen liittyvä toiminta.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Rekisteröidyn henkilön oman yleislääketieteen koulutuspaikan koulutusvastaava voi saada alueensa tiedot pyydettäessä. Lisäksi Länsi-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueiden palkkahallinnot voivat pyydettäessä saada tietoa rekisteröityjen henkilöiden ohjaaja-/kouluttajaoikeuksista. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan tarvittaessa Länsi-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueiden palkkahallintojen käyttöön tehtävälisiin liittyen. 

Tietojen säilytysaika

Jatko-opiskelijoiden koulutustodistuksien tarkastelu voidaan joutua tekemään enintään 10 vuoden aikana siitä, kun hän on suorittanut jakson. Täten tietokannan tietoja tarvitaan 10 vuoteen asti siitä, kun rekisteröity on lopettanut toimintansa lähiohjaajana tai erikoislääkärikouluttajana.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot sijaitsevat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen Microsoft Teams-ympäristössä sekä Webropol-kyselyjärjestelmässä, joiden käyttöoikeudet (katselu- ja muokkausoikeudet) ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen palvelujohtajalla, Turun yliopiston yleislääketieteen professoreilla, kliinisillä opettajilla sekä Länsi-Suomen yhteistyöalueen koulutusylilääkäreillä, suunnittelijalla ja koordinaattoreilla. 

Kouluttaja- ja ohjaajaoikeushakemusten sähköisiä kopioita säilytetään Turun yliopiston hankkimalla tietoturvallisella pilvipalvelimella (SeaFile).

Rekisteröidyn oikeudet

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: [email protected]
Puhelinvaihde: p. 029 566 6700
Kirjaamo: p. 029 566 6768

Päiväys:
28.8.2024

Rekisterinpitäjä

Nimi:
Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Osoite:
PL 52
20521 TURKU
Yhteystiedot:
Sote-palveluiden vaihde (Turku), p. 02 266 0000
Sote-palveluiden vaihde (muut alueet), p. 02 772 3111
Faksi: 02 313 3613
Kirjaamon sähköposti: [email protected]

Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelujohtaja Susanna Laivoranta-Nyman

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sähköposti: [email protected]

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Suunnittelija Lilly Hiippavuori, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jatkokoulutettavien tietoja kerätään Turun yliopiston yleislääketieteen oppiaineen ja Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen yleislääketieteen jatkokoulutustiimin järjestämiin koulutuksiin ilmoittautuneista ja osallistuneista sekä em. tahojen toteuttamiin kyselyihin vastanneista. Lisäksi kerätään tietoja jatkokoulutettavien sijoittumisesta palvelujärjestelmään Länsi-Suomen yhteistyöalueella.

Tietoja käytetään

• tiedottamisessa tulevista tapahtumista ja ajankohtaisista asioista
• yleislääketieteen ammatillisen jatkokoulutuksen kehittämisessä
• opintoneuvonnassa erikoistumisasioissa
• tarkastellessa jatkokoulutettavien sijoittumista palvelujärjestelmään

Henkilötietojen käsittelyn tarve johtuu rekisterinpitäjän lakisääteisestä velvoitteesta (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2021, 32§ ja 36§). 

Henkilötietojen käsittelyn perusta

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia 2018/1050 (4§ 2-kohta) ja EU:n tietosuoja-asetusta 2016/679 (6 artikla 1e-kohta).

Rekisterin tietosisältö

• Nimi
• UTU-tunnus
• Sähköpostiosoite
• Koulutuspaikka
• Erikoislääkärikouluttajatieto
• Lähiohjaajatieto
• Lisätiedot
• Valmistumistieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse (ilmoittautumiset tilaisuuksiin ja vastaaminen kyselyihin) sekä Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen jatkokoulutustiimin ja Turun yliopiston yleislääketieteen oma koulutussopimuksen toteuttamiseen liittyvä toiminta.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Rekisteröidyn henkilön oman yleislääketieteen koulutuspaikan koulutusvastaava voi saada alueensa tiedot pyydettäessä. Lisäksi Turun yliopiston opintohallinto voi pyydettäessä saada tietoa rekisteröidyistä henkilöistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännöllisesti.

Tietojen säilytysaika

Yleislääketieteeseen erikoistuvien tietoja säilytetään rekisterissä heidän erikoistumisensa ajan sekä valmistumistieto 5 vuoden ajan. Sen jälkeenkin valmistumistieto löytyy Turun yliopiston opintohallinnosta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot sijaitsevat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen Microsoft Teams-ympäristössä sekä Webropol-kyselyjärjestelmässä, joiden käyttöoikeudet (katselu- ja muokkausoikeudet) ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen palvelujohtajalla, Turun yliopiston yleislääketieteen professoreilla, kliinisillä opettajilla sekä Länsi-Suomen yhteistyöalueen koulutusylilääkäreillä, suunnittelijalla ja koordinaattoreilla.

Rekisteröidyn oikeudet

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: [email protected] 
Puhelinvaihde: p. 029 566 6700
Kirjaamo: p. 029 566 6768

Päiväys:
28.8.2024

Rekisterinpitäjä

Nimi:
Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Osoite:
PL 52
20521 TURKU
Yhteystiedot:
Sote-palveluiden vaihde (Turku), p. 02 266 0000
Sote-palveluiden vaihde (muut alueet), p. 02 772 3111
Faksi: 02 313 3613
Kirjaamon sähköposti: [email protected]

Rekisterin vastuuhenkilö

Palvelujohtaja Susanna Laivoranta-Nyman

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sähköposti: [email protected]

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Suunnittelija Lilly Hiippavuori, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yleislääketieteen jatkokoulutustiimi kerää ja ylläpitää Länsi-Suomen yhteistyöalueen ylilääkäreiden / vastaavien lääkäreiden yhteystietoja sekä kyselyvastauksia. 

Tietoja käytetään

• tiedottamisessa tulevista tapahtumista ja ajankohtaisista asioista
• yleislääketieteen ammatillisen jatkokoulutuksen kehittämisessä
• Länsi-Suomen yhteistyöalueen koulutussopimuksiin liittyvissä asioissa

Henkilötietojen käsittelyn tarve johtuu rekisterinpitäjän lakisääteisestä velvoitteesta (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2021, 32§ ja 36§). 

Henkilötietojen käsittelyn perusta

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia 2018/1050 (4§ 2-kohta) ja EU:n tietosuoja-asetusta 2016/679 (6 artikla 1e-kohta).

Rekisterin tietosisältö

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Työskentelyalue

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse (vastaaminen kyselyihin) ja hyvinvointialueiden hallinto.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta.

Tietojen säilytysaika

Yhteystietoja säilytetään siihen asti kuin on tarpeellista. Kun henkilö poistuu työtehtävästä eikä henkilötietojen esittämiselle nähdä perustetta, tiedot poistetaan kun rekisterin ylläpitäjä on saanut siitä tiedon.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Ei siirretä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot sijaitsevat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen Microsoft Teams-ympäristössä sekä Webropol-kyselyjärjestelmässä, joiden käyttöoikeudet (katselu- ja muokkausoikeudet) ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen yliopistollisen sote-keskuksen palvelujohtajalla, Turun yliopiston yleislääketieteen professoreilla, kliinisillä opettajilla sekä Länsi-Suomen yhteistyöalueen koulutusylilääkäreillä, suunnittelijalla ja koordinaattoreilla.

Rekisteröidyn oikeudet

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivulla: Tietosuoja.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen tiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: [email protected] 
Puhelinvaihde: p. 029 566 6700
Kirjaamo: p. 029 566 6768

Päiväys:
28.8.2024

Rekisteri- ja tietosuojaseloste: Sosiaalialan osaamiskeskusten yhteenliittymän Kansa-koulu-hanke, Howspace-työtilojen aineisto
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha 
Y-tunnus: 3221065-1 

Rekisterin vastuuhenkilö

Sosiaalityön johtaja, Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen johtaja Soile Merilä
[email protected] 
p. 044 201 7532

Rekisterin yhteyshenkilö

Hankejohtaja Marianna Heikkilä
[email protected] 

Tietosuojavastaava

Voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: [email protected] 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat yhteiskehittäminen, sosiaalihuollon kirjaamisen 
kehittämiseen liittyvän tilannekuvatiedon kokoaminen sekä Kansa-koulu-hankkeissa tehtävää 
työtä ohjaavien tukitarpeiden kerääminen.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on 
henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan rekisteröidyn antamat tiedot, joita ovat jotkin tai kaikki seuraavista 
tiedoista:

• etunimi
• sukunimi
• sähköpostiosoite
• hyvinvointialue, jolla rekisteröity työskentelee
• millaisissa tehtävissä rekisteröity työskentelee
• rekisteröidyn hyvinvointialueella käytössä oleva asiakastietojärjestelmä
• rekisteröidyn organisaation sektori ja pääasiallinen toiminta-alue
• rekisteröidyn Howspace-työtilaan tuottamat keskustelu- ja kyselyaineistot.

Aineistoksi taltioidaan myös Howspace-työtilan analytiikkaa, kuten alustan 
käyttöaikoja. Tietoja kerätään Kansa-koulu-hankkeiden toiminnan ajan.

Tietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään Kansa-koulu-hankkeiden päättymisestä 11 vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan, kun rekisteröity antaa henkilötiedot kirjautumalla Kansa-koulu-hankkeen ylläpitämään Howspace-työtilaan ja tuottamalla tietoja alustalla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Howspace-työtilan käytön yhteydessä Howspace Oy:lle tallentuu osallistujan nimi, 
sähköpostiosoite sekä sellaiset muut henkilötiedot, jotka osallistuja itse antaa alustalle. 
Lisäksi Howspace Oy:lle tallentuu alustan käytöstä anonyymiä teknistä dataa. Howspace Oy 
käyttää dataa palvelunsa kehittämiseen. Howspace Oy käyttää oppimisalustalla myös 
evästeitä, jotka esimerkiksi tallentavat osallistujan käyttäjätunnukset, salasanat ja 
kielivalinnat. Nämä evästeet osallistuja voi halutessaan kytkeä pois käytöstä. Osallistujien 
verkkoalustalla käymät keskustelut eivät tallennu Howspace Oy:lle, vaan ne ovat ainoastaan 
rekisterinpitäjän käytössä. Howspace Oy:n tietosuojakäytännöistä löytyy lisätietoa 
Howspace: Privacy Policy.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät 
tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden 
laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. 

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja 
muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti 
ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on 
talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle 
henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai 
poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai 
vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai 
tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Päiväys:
28.5.2024

Rekisteri- ja tietosuojaseloste: Sosiaalialan osaamiskeskusten yhteenliittymän Kansa-koulu-hanke, uutiskirje
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha 
Y-tunnus: 3221065-1 

Rekisterin vastuuhenkilö

Sosiaalityön johtaja, Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen johtaja Soile Merilä
[email protected] 
p. 044 201 7532

Rekisterin yhteyshenkilö

Hankejohtaja Marianna Heikkilä
[email protected] 

Tietosuojavastaava

Voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: [email protected] 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito, viestintä ja markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on 
henkilön suostumus, kahdenkeskiset sopimukset sekä julkisen tehtävän hoitaminen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan rekisteröidyn antamat tiedot, joita ovat jotkin tai kaikki seuraavista 
tiedoista:

• sähköposti
• etunimi
• sukunimi
• organisaatio
• rekisteröidyn nykyinen työtehtävä
• rekisteröidyn tai rekisteröidyn organisaation toteuttamat sosiaalihuollon
  palvelutehtävät
• rekisteröidyn organisaation sektori ja pääasiallinen toiminta-alue
• kieli, jolla rekisteröity haluaa vastaanottaa uutiskirjeen
• onko rekisteröity suorittanut Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisasiantuntijavalmennuksen

Tietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään Kansa-koulu-hankkeiden päättymisestä 11 vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja:

• verkossa olevan lomakkeen kautta
• henkilöltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, kirjallisesti tai henkilökohtaisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät sovellukset

Uutiskirjeen lähetykseen ja tilaajien hallintaan käytetään MailerLitea. Palvelutarjoajan 
palvelimet sijaitsevat Euroopassa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät 
tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden 
laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja 
muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti 
ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on 
talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle 
henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai 
poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai 
vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai 
tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Päiväys:
28.5.2024

Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Timmi-tilavarausjärjestelmä

Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen hyvinvointialue.

Tietojen käsittelyn tarkoitus

Varha voi luovuttaa tiloja järjestöjen, vapaamuotoisten toimintaryhmien sekä kuntien käyttöön silloin, kun käyttäjän toiminta tukee Varhan tavoitteita sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistämistehtävää.

Tilojen käyttöoikeuden luovuttaminen on yksi järjestöyhteistyön ja avustamisen muoto, ja tapa turvata järjestöjen toimintaedellytyksiä.

Tietoja käsitellään järjestelmässä tilavarausten tekemiseksi, hallinnoimiseksi ja vahvistamiseksi. 

Järjestön nimen lisäksi henkilötietoja, kuten vastuuhenkilön etu- ja sukunimi, tarvitaan, jotta voidaan varmistaa varauksen oikeellisuus ja yhteydenpito varaajatahoon. Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, ovat välttämättömiä varauksen vahvistamiseksi ja mahdollisia lisäselvityksiä varten. Y-tunnus ja kotikunta ovat tarpeellisia järjestön yksilöimiseksi ja niiden oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä raportointia varten. 

Tietojen lähde

Henkilötiedot saadaan tilavarauksia tekeviltä henkilöiltä itseltään.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Järjestelmään voidaan tallentaa rekisteröidyistä seuraavia tietoja: 

• järjestön nimi
• vastuuhenkilön etu- ja sukunimi
• Y-tunnus
• kotikunta
• sähköpostiosoite

Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle

Ei siirretä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Järjestöjen ja toimintaryhmien yhteyshenkilöt tilavarauksia tehdessään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ei luovuteta.

Tietojen käsittely- ja suojausperiaatteet

Timmi varausjärjestelmän toimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Tiedot ylläpidetään Timmi-järjestelmässä, jossa ne on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

Rekisterin henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietoihin pääsy on vain määrätyillä henkilöillä ja heiltäkin vaaditaan kirjautumista järjestelmään. Tietojen antajalla on oikeus saada tarkistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään järjestelmässä tilavarauksen voimassaoloajan + viisi (5) vuotta.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Ohjeistetaan tarkemmin verkkosivuilla: Tietosuoja | Varha

Tietosuojavastaava

 Voit tarvittaessa olla yhteydessä tietosuojavastaavaan: [email protected]