Tietosuoja: Asiakkaana tai potilaana hyvinvointialueella
Sosiaalihuollon palveluihin liittyvät asiakastietosi tallennetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriimme ja terveydenhuollon palveluihin liittyvät potilastietosi tallennetaan potilasrekisteriimme. Asiakas- ja potilastietosi ovat salassa pidettäviä.
Hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri on muodostunut alueella aiemmin toimineiden julkisten sosiaalihuollon palvelunjärjestäjien asiakasrekistereiden yhdistyttyä yhdeksi hyvinvointialueen asiakasrekisteriksi 1.1.2023 alkaen. Samoin terveydenhuollon potilasrekisteri on muodostunut alueella aiemmin toimineiden julkisten terveydenhuollon palvelunjärjestäjien potilasrekisterien yhdistyttyä yhdeksi hyvinvointialueen potilasrekisteriksi. Hyvinvointivointialue toimii rekisterinpitäjänä näille rekistereille ja niihin jatkossa kertyville asiakas- ja potilastiedoille.
Tätä tietosuojainformaatiota päivitetään ja tarkistetaan tarvittaessa.
Hyvinvointialueen lakisääteisenä velvollisuutena on järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut Varsinais-Suomen alueella. Henkilötietojen käsittely perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä säätelevään lainsäädäntöön.
Lisätietoa Sosiaali- ja terveysministeriön verkkosivuilla:
Asiakkaana tai potilaana asiakas- tai potilastietojasi käytetään palvelujen tai hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, palvelujen tai hoidon laadun varmistamiseen, toiminnan arviointiin, suunnitteluun, kehittämiseen, johtamiseen ja valvontaan sekä toiminnan tilastointiin, laskutukseen, opetukseen ja tieteelliseen tutkimustoimintaan.
Asioidessa asiakkaana tai potilaana hyvinvointialueemme toimipisteissä keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Sinusta kerätään seuraavia yksilöinti- ja yhteystietoja: nimi ja henkilötunnus, kotikunta, osoite, puhelinnumero, nimeämäsi yhteyshenkilö(t), tarvittaessa alaikäisen huoltajan tai laillisen edustajan yhteystiedot, äidinkieli/asiointikieli.
Asiakasrekisteri sisältää palvelujesi järjestämistä koskevat tiedot, kuten hakemukset, palvelusuunnitelmat, päätökset, sopimukset sekä palvelujesi toteuttamiseen liittyvät asiakas- ja hoitotiedot.
Potilasrekisteri sisältää hoitosi ja tutkimuksesi järjestämisen ja toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot. Potilasasiakirjoihin kuuluvat varsinaiset potilaan hoitoa ja tutkimusta koskevat merkinnät ja myös muut hoidon yhteydessä syntyneet asiakirjat, kuten erilaiset lähetteet, tulokset ja lausunnot, kuvantamiskuvat, ajanvaraustiedot sekä muut tallenteet. Potilasrekisteriimme tallennettaan sekä perusterveydenhuollon että erikoissairaanhoidon palveluissa kertyneet tiedot.
Hälytystehtävissä keräämme hätäkeskuksen välittämiä tehtäviä ja niiden hoitamiseen liittyviä tietoja.
Keräämme myös tietoja, joita tarvitsemme asiakas- ja potilasmaksuasioiden käsittelyssä.
Säilytämme asiakas- ja potilastietojasi lain velvoittaman ajan. Asiakastietojesi säilytysajat perustuvat lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Potilastietojen säilytysajat perustuvat sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista. Hyvinvointialueella säilytysajat ovat ohjeistettu ja määritelty hyvinvointialueen toimintaohjeissa.
Rekisteröidyn eli sinun oikeuksistasi säädetään EU:n tietosuoja-asetuksessa sekä tietosuojalaissa. Alla kerromme sinulle, millaisia rekisteröidyn oikeuksia sinulla on asiakas- ja potilastietoihisi liittyen.
Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada informaatiota henkilötietojesi käsittelystä. Kerromme henkilötietojen käsittelystä täällä internet-sivuillamme. Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä potilaskertomusarkistojen ja tietosuoja-asioiden asiakaspalvelunumeroon (katso 8. Keneltä voin kysyä lisätietoja).
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö hyvinvointialueella sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina asiakas- tai potilasasiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen.
Voit käyttää tarkastuspyynnön tekemiseen alla olevia tulostettavia lomakkeita. Kun pyyntösi koskee terveydenhuollon tietoja, käytä potilasrekisteritietojen tarkastuspyyntölomaketta. Kun pyyntösi koskee sosiaalipalveluita, käytä asiakasrekisteritietojen tarkastuspyyntöä. Muissa tapauksissa käytä rekisteritietojen tarkastuspyyntöä.
Rekisterinpitäjän oikeus rajoittaa pääsyä tietoihisi
Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy toimittamasta tietoja tietosuojalain (1050/2018) 34.1 § perustuvasta syystä, tulee sen ilmoittaa kieltäytymisen syyt asiakkaalle potilaalle, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Mahdollisesta kieltäytymisestä annamme kirjallisen todistuksen, jossa kerrotaan kieltäytymisen syy.
Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Valitus tulee tehdä tietosuojaviranomaisen ohjeistuksen mukaisesti.
Lisäksi sinulla saattaa olla lainsäädännön soveltuessa seuraavia oikeuksia
Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on erityisessä tilanteessa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.
Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi): Rekisteröidyllä on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi.
Oikeus tiedon oikaisuun
Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. [ohje lisätään myöhemmin]
Asiakkaan tai potilaan vaatiessa asiakas- tai potilasasiakirjamerkintöjen muuttamista, arvioidaan onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon kannalta tarpeellisia. Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka potilas itse olisikin niistä eri mieltä. Virheelliseksi ei myöskään katsota merkintää, joka vastaa merkinnän tekohetkellä vallinnutta käsitystä, vaikka myöhemmin esim. aiemmin kirjattu diagnoosi osoittautuisi virheelliseksi.
Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt asiassa kieltäytymiseen.
Lomake lisätään myöhemmin. Toistaiseksi vapaamuotoisen pyynnön voi lähettää sähköisesti suomi.fi-viestipalvelun kautta tai sähköpostilla Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@varha.fi). Sähköpostiyhteys ei ole suojattu, joten sen käyttäminen tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla.
Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla ei ole oikeutta vaatia poistamaan tietojasi silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Et siis voi vaatia asiakas- tai potilastietojasi poistettavaksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla ei ole oikeutta vaatia meitä siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun rekisterinpito perustuu lakiin. Et siis voi vaatia tietojasi siirrettäväksi toiseen järjestelmään.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta
Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, silloin kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
Hyvinvointialueella on määritetty toimintaprosessi tilanteisiin, joissa henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus. Kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin sinun oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme loukkauksesta sinulle viipymättä.
Oikeus asiakas- tai potilasrekisterin käyttö- ja luovutuslokitietoihin
Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (27.8.2021/784) on säädetty, että sinulla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada terveydenhuollon palvelujen tarjoajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste.
Jos haluat saada meiltä käyttölokitietoja sinua koskevista tiedoista, voit tehdä vapaamuotoisen pyynnön joko sähköisesti suomi.fi-viestipalvelun kautta tai sähköpostilla Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@varha.fi). Sähköpostiyhteys ei ole suojattu, joten sen käyttäminen tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla.
Kerro vapaamuotoisessa pyynnössä ainakin seuraavat asiat
- Palvelu, jota pyyntö koskee (esim. sosiaalipalvelut, perusterveydenhuollon palvelut, Tyks-sairaalapalvelut).
- Kunta, jota pyyntö koskee (kerro myös asiointipiste, jos kunnassa on useampi kuin yksi terveyskeskus).
- Aikaväli, jolta tiedot halutaan.
- Omat yhteystietosi (nimi, puhelinnumero, osoite, henkilötunnus).
- Jos pyyntö koskee kuin muita kuin omia tietojasi, tarvitaan myös henkilötunnus.
Asiakas- ja potilasasiakirjoihisi sisältyvät tiedot ovat aina salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti luovutamme henkilötietoja velvoittavan lainsäädännön vuoksi.
Lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietojasi
Tietojasi luovutetaan ensinnäkin silloin, kuin meitä velvoittaa jokin laki luovuttamaan henkilötietojasi. Luovutamme potilastietojasi seuraaville tahoille:
- Kansalliseen terveysarkistoon (Reseptikeskus, Tahdonilmaisupalvelu, Tiedonhallintapalvelu) teknisen käyttöyhteyden avulla.
- Tutkimus-, suunnittelu ja tilastointitarkoituksissa terveydenhuollon valtakunnallisiin lakisääteisiin rekistereihin teknisen käyttöyhteyden avulla.
- Viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin (esimerkiksi sinua edustavalle vakuutusyhtiölle) paperitulosteena tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja meiltä pyytävän on kirjallisesti yksilöitävä pyyntönsä ja se mihin lakiin tietojen luovutus perustuu.
- Laskuihin liittyvät tiedot luovutamme tarvittaessa palvelujesi järjestämisestä vastaavalle hyvinvointialueelle ja maksuhäiriötapauksissa perintätoimenpiteiden hoitajalle.
Asiakas- ja potilastietojen luovuttaminen sinun suostumuksellasi
Luovutamme asiakas- ja potilastietojasi pyytämillesi tahoille sinun suostumuksesi perusteella. Tällainen tilanne voi esimerkiksi olla, kun:
- Sinä pyydät tai laillinen edustajasi pyytää luovuttamaan tietojasi hoitavalle lääkärillesi toisessa organisaatiossa, lähettäneelle lääkärille ja jatkohoitopaikkaan
- Olet antanut nimetylle Biopankille suostumuksesi näytteenluovutukseen. Luovutettavat tiedot voivat käsittää näytteen ohella henkilön terveyttä, sairautta, annettua hoitoa, hoidon tuloksia ja tutkimustuloksia koskevaa tietoa. Turussa toimivan Auria Biopankin toimintaan rekisterinpitäjänä voit tutustua heidän sivuillaan www.auria.fi.
Henkilötietojen käsittely hyvinvointialueen puolesta ja lukuun
Henkilötietojasi saattaa käsitellä toimintaamme liittyen puolestamme ja lukuumme erilaiset tahot, kuten toimeksiantosopimusten puitteissa toimivat palveluntarjoajat. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä toiminnassamme ovat esimerkiksi sopimukselliset sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajat ja järjestelmäntoimittajat. Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, valitsemme sopimuskumppanikseen vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Emme luovuta tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman nimenomaista lupaasi tai elintärkeän etusi suojaamiseksi.
Varsinais-Suomen hyvinvointialue haluaa toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta ja sisällyttää tietosuojaperiaatteet ja -vaatimukset jo aikaisessa vaiheessa osaksi henkilötietojen käsittelyä. Tietosuojan ja tietoturvan osalta meitä ohjaavat periaatteet määritellään Varsinais-Suomen hyvinvointialueen tiedonhallintapolitiikassa.
Asiakas- ja potilastietojen suojaaminen
Asiakas- ja potilastietoja saavat käyttää vain asiakkaan palvelujen toteuttamiseen ja potilaan hoitoon sekä niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Hyvinvointialueen ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille asiakas- ja potilastietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.
Jokainen työntekijämme ja asiakas- ja potilastietojamme käsittelevä sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä hyvinvointialueen ehtoihin ja toimintatapoihin. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Jokainen hyvinvointialueen työntekijä allekirjoittaa työsuhteensa alussa erillisen tietosuojasitoumuksen. Henkilökuntamme perehdytetään ja taitoja ylläpidetään säännöllisesti järjestettävissä tietosuojan ja tietoturvan täydennyskoulutuksissa.
Manuaalisten asiakas- ja potilasasiakirjojen suojaus
Arkistoissamme on kulunvalvonta ja ovien sähkölukitus. Toimipisteissä, osastoilla ja poliklinikoilla asiakirjat ja käyttöliittymät asiakirjoihin säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan ohjeistuksilla.
Potilaskertomusarkistojen ja tietosuoja-asioiden asiakaspalvelunumero
Puh. 02 313 2989
arkisin klo 9–11 ja 12–15
Lisäksi voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietosuoja@varha.fi.