Länkstig
- Hem
- Information om oss
- Som kund inom välfärdsområde
- Dataskydd
-
Asiakasasiakirjat
Klienthandlingar
Vi antecknar de uppgifter som rör dina ärenden i klienthandlingar. Som klient har du rätt att se dina egna klientuppgifter och be om information om vem som har behandlat dina uppgifter och varför. Du kan också begära rättelse av en felaktig anteckning. Du kan också sköta ärenden som gäller klienthandlingar elektroniskt.
Anvisning för användning av den elektroniska Suomi.fi-tjänsten
Suomi.fi-meddelanden är en e-tjänst mellan Egentliga Finlands välfärdsområde och medborgarna. Via den kan du skicka administrativa dokument på ett datasäkert sätt, såsom begäran om granskning av uppgifter i patientregistret, begäran om uppgifter i patientregistrets användningslogg eller en anmärkning. För att kunna skicka och ta emot Suomi.fi-meddelanden måste du aktivera den personliga meddelandetjänsten. Därtill måste du identifiera dig i tjänsten. Det sker till exempel med nätbankskoder eller mobilcertifikat.
Så här skickar du ett Suomi.fi-meddelande
- Gå till adressen Suomi.fi och identifiera dig i tjänsten genom att klicka på den blåa Identifiera dig-knappen.
- Välj ”Meddelanden” i mellanbladen uppe på sidan.
- Du får ett meddelande om du ännu inte har aktiverat Suomi.fi-meddelandetjänsten. Klicka på ”Aktivera Suomi.fi-meddelanden”.
- Härefter kan du skriva in din egen e-postadress. Skriv in den i båda e-postfälten. Efter att du har sparat, får du en bekräftelselänk till din e-post. Gå in i e-posten och klicka på länken.
- Du kan nu skicka oss ett meddelande med hjälp av Skriv meddelande-knappen. Välj ”Egentliga Finlands välfärdsområde” som meddelandets mottagare och välj den tjänst i tjänstemenyn som ditt ärende gäller.
- Skriv meddelandets ämne (t.ex. ”Kopior på journalhandlingar”) och under det ditt egentliga meddelande. Ifall du begär en kopia på en handling av oss, ange också om du vill ha kopiorna elektroniskt till meddelandena i Suomi.fi-tjänsten eller hem per post. Ifall du väljer post, ska du skriva din hemadress i meddelandet.
- Ifall du vill skicka bilagor, kan du lägga till bilagedokumenten innan du skickar meddelandet. Du kan antingen dra bilagorna till lådan eller klicka på lådan och välja rätt bilaga genom att bläddra i dokumenten.
- När allt är färdigt skickar du ditt meddelande genom att klicka på Skicka meddelande-knappen. Ifall du trots allt inte vill skicka meddelandet ska du välja ”Avbryt skrivning”.
Klienthandlingar och utlämnande av uppgifter
Vi antecknar uppgifter om dina ärenden i klienthandlingar, som också innehåller dina personuppgifter. Alla våra anställda som deltar i förberedelserna och skötande av dina ärenden har tillgång till dina klientuppgifter utan särskilt samtycke.
Efter ditt ärende överförs dina centrala klienthandlingar till det elektroniska klientuppgiftsarkivet Kanta, där MittKanta är din personliga vy.
De uppgifter som antecknas i klienthandlingarna är känsliga och sekretessbelagda.
Varhas anställda har rätt att behandla dina klientuppgifter i samband med dina ärenden utan särskilt samtycke. Åtkomsträttigheterna grundar sig på klientrelationen mellan en yrkesutbildad person och klienten. Dina klienthandlingar kan även behandlas av sådana yrkesutbildade personer som du inte träffar under ditt besök eller din klientperiod. De har en viktig roll i att främja de frågor som rör dina ärenden. Till exempel en tidsbokning och ett brev om detta kan upprättas av en sekreterare som du inte träffar personligen. Vid behov kan även anställda som sköter olika administrativa klientärenden behandla dina klientuppgifter för att främja uppdrag som gäller dig.
Dina rättigheter som rör klienthandlingarna har skrivits in i ett flertal lagar och förordningar som reglerar behandling och skyddande av uppgifter. De innefattar bland annat offentlighetslagen, den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och klientuppgiftslagen. Offentlighetslagen definierar de vanliga sekretessgrunderna medan GDPR och klientuppgiftslagen preciserar behandlingen av personuppgifter särskilt gällande klientuppgifter.
Dessutom har de rättigheter som anknyter till klienthandlingar inom socialvården fastställts i socialvårdslagen, hälso- och sjukvårdslagen och i barnskyddslagen. I dessa lagar föreskrivs det bl.a. om innehållet i handlingarna, utlämnande av uppgifter och sekretess.
Socialvårdens anteckningar kommer framöver att stegvis överföras till MittKanta. Ytterligare information kommer senare.
MittKanta (Länken för bort från sidan och öppnas i ett nytt fönster)
Du kan begära att få dina patientjournaluppgifter på följande sätt:
- Elektroniskt med stark autentisering (Suomi.fi) med nätbankskoder eller mobilcertifikat
- I den elektroniska tjänsten kan du endast beställa dina egna klientjournaluppgifter.
- Med en pappersblankett som du skriver ut, undertecknar och postar till adressen som anges på blanketten
- Med ett fritt formulerat brev som ska innehålla samma uppgifter som efterfrågas på blanketten. Brevet ska skickas per post till den adress som anges på blanketten.
Elektroniskt uträttande av ärenden och blanketter
Observera:
- Fyll i blanketten omsorgsfullt, eftersom behandlingen av ärendet inte kan inledas med bristfälliga uppgifter och handläggningen fördröjs.
- Klientuppgifter kan av datasäkerhetsskäl inte beställas per telefon.
- Leveranstiderna för de beställda handlingarna beror på hur krävande och omfattande din begäran är. Oftast kan vi leverera handlingarna till beställaren inom 5-30 dagar.
Rätt till tillgång till uppgifter
Du har lagstadgad rätt att få tillgång till dina uppgifter.
Uppdraget Rätt till tillgång till uppgifter kan göras på följande sätt:
- Kontrollera instruktionerna registraturen / dataskyddet + elektronisk blankett
- Med en pappersblankett som du skriver ut, undertecknar och postar till adressen som anges på blanketten.
- Med ett fritt formulerat brev som ska innehålla samma uppgifter som efterfrågas på blanketten. Brevet ska skickas per post till den adress som anges på blanketten.
Elektroniskt uträttande av ärenden och blanketter
Ange i blankettens fält för tilläggsinformation om du har haft flera personbeteckningar under den tidsperiod som begäran om utredning gäller.
Svaret levereras i regel på samma sätt som begäran har lämnats, såvida du inte uttrycker önskemål om en annan leveransmetod. Beroende på den valda tidsperioden kan svaret innehålla hundratals, till och med tusentals sidor.
Om du gör en begäran om klientjournal på en annan persons vägnar, läs anvisningarna för uträttande av ärenden för en annan person i punkten ”Ärenden och uträttande av ärenden för en annan person”.
Behandlas från fall till fall. Ytterligare anvisningar kommer senare.
Asiakasasiakirjoissa olevan virheen korjaaminen
Asiakasasiakirjat laaditaan jatkuvan ja aikajärjestyksessä etenevän asiakaskertomuksen muotoon. Sosiaalihuollon ammattihenkilön tulee merkitä asiakasasiakirjoihin asiakkaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietojen paikkansapitävyyttä arvioidaan kirjaushetken ja silloin tehtyjen arvioiden mukaan.
Jos jokin asiakasasiakirjoihin tehty merkintä ei täytä edellä kuvattua tarpeellisuusvaatimusta, tai jos tieto on ollut myös kirjaushetkellä virheellistä, voi tällaista tietoa vaatia oikaistavaksi tai poistettavaksi. Pyyntöä käsittelevä sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi näiden kriteerien toteutumista ja tekee niihin perustuvat tietojen muutokset tai poistot. Yksinomaan asiakkaan vaatimus ei ole riittävä peruste tietojen poistamiselle, jos edellä mainitut kriteerit eivät täyty.
Asiakasasiakirjojen säilytysaika on pääsääntöisesti 12 vuotta kuolemasta.
Virheenoikaisuvaatimuksen voit tehdä seuraavasti:
- Sähköisesti vahvalla tunnistautumisella (Suomi.fi) verkkopankkitunnuksillasi tai mobiilivarmenteella
- Paperisella lomakkeella, joka sinun tulee tulostaa, allekirjoittaa ja postittaa lomakkeella olevaan osoitteeseen.
- Vapaamuotoisella kirjeellä, jonka tulee sisältää samat tiedot kuin mitä lomakkeella kysytään. Kirje tulee postittaa lomakkeella näkyvään osoitteeseen.
Sähköinen asiointi ja lomakkeet
Huomioithan, että:
- Täytät lomakkeen huolellisesti, sillä asian käsittelyä ei voida aloittaa puutteellisin tiedoin ja käsittely viivästyy.
- Jos selvityspyyntösi koskee OmaKannassa näkyviä tietoja tai asiakastietojesi luovutuksia, voit liittää selvityspyyntöön kuvat tai kuvakaappaukset niistä OmaKannan kohdista, joihin pyydät selvitystä. OmaKanta on asiakkaan henkilökohtainen näkymä, johon henkilökunnallamme ei ole pääsyä.
- Ilmoitat lomakkeen lisätietokentässä, jos sinulla on ollut käytössä useampia henkilötunnuksia selvityspyyntöä koskevalla aikavälillä.
Selvityspyyntö ja siihen liittyvät tiedot tallennetaan Varsinais-Suomen hyvinvointilalueen hallintoasioiden rekisteriin.
Vastaus oikaisuvaatimukseen toimitetaan pääsääntöisesti samalla tavalla, millä pyyntö on meille tullut, ellet esitä toivomusta toisesta toimitustavasta.
Jos teet virheenoikaisuvaatimuksen toisen henkilön puolesta, käy tutustumassa puolesta-asiointiin liittyviin ohjeistuksiin verkkosivun kohdassa "Asiointi ja puolesta-asiointi".
Voimme luovuttaa asiakastietoja lähiomaiselle vain asiakkaan suostumuksella.
Asiakasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös asiakkaan kuoleman jälkeen. Vainajan asiakastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Pyynnössä on aina mainittava käyttötarkoitus eli peruste luovutukselle. Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan asiakaskertomuksia.
Som klient hos oss har du enligt lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården rätt att avgiftsfritt få information om vem som har behandlat dina klientuppgifter. Klienten har rätt att få logguppgifter i klientregistret för de senaste två åren men logguppgifter som är äldre än två år kan endast fås av särskilda skäl.
Om du behöver få logguppgifter för en längre period än två år, se närmare anvisningar i punkten ”Logguppgifter som är äldre än två år”.
Observera:
- Vi kan endast leverera rapporter med logguppgifter från våra egna register. Till exempel begäranden om logguppgifter från en privat serviceproducent eller ett annat välfärdsområde ska skickas till välfärdsområdet i fråga.
- Dina klientuppgifter behandlas också av sådana anställda i Varha som du inte träffar under ditt besök. De har en viktig roll i att främja de frågor som rör dina ärenden.
- Ange i blankettens fält för tilläggsinformation om du har haft flera personbeteckningar under den tidsperiod som begäran om utredning gäller.
Begäran om logguppgifter från Egentliga Finlands välfärdsområdes klientregister kan göras enligt följande:
- Elektroniskt med stark autentisering (Suomi.fi) med nätbankskoder eller mobilcertifikat. Länken finns i slutet av textavsnittet.
- Med en pappersblankett som du skriver ut, undertecknar och postar till adressen som anges på blanketten. Blanketten finns i slutet av textavsnittet.
- Med ett fritt formulerat brev som ska innehålla samma uppgifter som efterfrågas på blanketten. Brevet ska skickas per post till den adress som anges på blanketten.
Begäran om logguppgifter och de uppgifter som anknyter till den sparas i vårt register för förvaltningsärenden.
Rapporterna om logguppgifter levereras i regel på samma sätt som begäran har lämnats, såvida du inte uttrycker önskemål om en annan leveransmetod. Beroende på den valda tidsperioden kan rapporten om logguppgifter innehålla hundratals, till och med tusentals sidor.
Ifall du gör en begäran om logguppgifter på en annan persons vägnar, läs först anvisningarna gällande uträttande av ärenden för en annan person i punkten ”Ärenden och uträttande av ärenden för en annan person”.
Suomi.fi-meddelanden (Länken för bort från sidan och öppnas i ett nytt fönster)
Man har inte rätt att få logguppgifter som är äldre än två år utan särskilda skäl. Sådana är till exempel:
begäran från en myndighet, till exempel polisen, åklagaren eller dataombudsmannens byrå
den som begär visar att hen behöver logguppgifterna för att kunna försvara sitt ärende i en pågående rättegång eller motsvarande myndighetsprocess
Vi överlåter inte logguppgifter som är äldre än två år enbart på grund av misstanke om missbruk.
Om du emellertid misstänker att dina klienthandlingar har behandlats av en person som inte har någon laglig grund att behandla uppgifterna, har du rätt att begära en skriftlig utredning av saken. Läs mer i punkten ”begäran om utredning av behandling av klientuppgifter”.
Om du är minderårig och är klient hos oss, se anvisningar för begäran om egna logguppgifter i punkten ”Begäran om logguppgifter i Varhas klientregister”.
Om du är myndig och ber om logguppgifter på en minderårig persons vägnar, se anvisningarna i punkten ”Vårdnadshavaren uträttar ärenden på en minderårigs vägnar”.
Vi överlåter inte logguppgifter ur en avliden persons klientregister.
Enligt lagen kan endast en levande person vara en person som använder tjänster inom socialvården och som har rätt att få logguppgifter om behandlingen av sina klientuppgifter. Begäran om logguppgifter kan inte behandlas efter klientens död.
Om du har frågor om innehållet i rapporten om logguppgifter i Varhas klientregister eller om du misstänker att dina klientuppgifter har behandlats av en person som inte har någon laglig grund att behandla uppgifterna, har du rätt att begära en skriftlig utredning av saken.
Läs först de vanligaste frågorna och svaren nedan.
Om du misstänker att dina klientuppgifter har behandlats av en person som inte har någon laglig grund att behandla uppgifterna, har du rätt att begära en skriftlig utredning av saken.
Du kan lämna en begäran om utredning av behandlingen av klientuppgifter enligt följande:
- Elektroniskt med stark autentisering (Suomi.fi) med nätbankskoder eller mobilcertifikat. Länken till tjänsten finns i slutet av textavsnittet.
- Med en pappersblankett som du skriver ut, undertecknar och postar till adressen som anges på blanketten. Blanketten finns i slutet av textavsnittet.
- Med ett fritt formulerat brev som ska innehålla samma uppgifter som efterfrågas på blanketten. Brevet ska skickas per post till den adress som anges på blanketten.
Observera:
- Fyll i blanketten noggrant, eftersom behandlingen av ärendet inte kan inledas med bristfälliga uppgifter och handläggningen fördröjs.
- Om din begäran om utredning gäller uppgifter som syns i MittKanta eller utlämnande av dina klientuppgifter, kan du bifoga bilder eller skärmdumpar på de punkter i MittKanta som du begär ska utredas. MittKanta är patientens personliga vy som vår personal inte har tillgång till.
- Ange i blankettens fält för tilläggsinformation om du har haft flera personbeteckningar under den tidsperiod som begäran om utredning gäller.
- Begäran om utredning och tillhörande uppgifter lagras i Varhas register för förvaltningsärenden.
- Svaret på begäran om utredning levereras i regel på samma sätt som begäran har lämnats, såvida du inte uttrycker önskemål om en annan leveransmetod.
- Om du gör en begäran om utredning på en annan persons vägnar, läs anvisningarna för uträttande av ärenden för en annan person i punkten ”Ärenden och uträttande av ärenden för en annan person”.
Suomi.fi-meddelanden (Länken för bort från sidan och öppnas i ett nytt fönster)
Uträttande av egna ärenden och uträttande av ärenden för en annan person
Ifall du sköter ärenden på en annan persons vägnar är det fråga om uträttande av ärenden för en annan person. Uträttande av ärenden för en annan person inom social- och hälsovården grundar sig på vårdnad, rätt till information, fullmakt eller intressebevakning.